Kỹ năng thư ký – Nghề thư ký – Việc làm và kinh nghiệm phát triển sư nghiệp

Kỹ năng thư ký03/29/202003/26/2020

Việc tìm hiểu interpersonal skills sẽ giúp bạn biết được bản thân cần trau dồi những gì cho sự thành công trong công việc và cuộc sống của mình.

Chắc hẳn bạn đã từng được nghe nói về tầm quan trọng của những kỹ năng mềm trong cuộc sống. Interpersonal skills chính là những kỹ năng mềm quan trọng đó. Vậy interpersonal skills là gì? Những kỹ năng nào cần thiết cho người thành công. Hãy tham khảo với bài viết dưới đây.

Interpersonal skills là gì?

Interpersonal skills hay còn gọi là kỹ năng xã hội, chính là những kỹ năng mềm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho quá trình giao tiếp, tương tác giữa bạn với những người xung quanh. Từ đó mang lại thành công cho công việc cũng như cuộc sống hàng ngày của bạn.

Những kỹ năng xã hội có thể kể đến như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm,… Việc trau dồi interpersonal skills của mỗi người không thể dựa vào những bài học trên giảng đường hay các bài viết trên sách vở. Mà nó cần được rèn luyện từ những va chạm trong cuộc sống hàng ngày để hình thành và phát triển.

Những kỹ năng cần thiết để thành công

Như vậy, bạn đã biết được interpersonal skills là gì, tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu những kỹ năng interpersonal nào cần thiết giúp bạn thành công trong cuộc sống. Đó chính là:

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng đầu tiên và rất quan trọng chính là kỹ năng giao tiếp. Những mối quan hệ trong cuộc sống thường được duy trì bởi quá trình giao tiếp với nhau. Việc bạn có được khả năng giao tiếp tốt có thể giúp mở rộng các mối quan hệ của mình, từ đó có được thành công trong công việc lẫn cuộc sống.

Kỹ năng đặt mục tiêu

Có thể bạn cảm thấy việc đặt mục tiêu không cần phải có kỹ năng. Tuy nhiên, có nhiều bạn thường đưa ra những kỹ năng vượt quá tầm với của bản thân dẫn đến sự chán nản khi không thực hiện được. Chính vì thế, biết đưa ra mục tiêu, định hướng rõ ràng chính là chìa khóa giúp bạn thành công.

Kỹ năng sáng tạo

Nhiều người sẽ cho rằng, sáng tạo là thiên bẩm không thể thay đổi. Tuy nhiên, suy nghĩ đó hoàn toàn sai lầm, bạn có thể tự học hỏi để nâng cao khả năng sáng tạo của bản thân bằng việc tham khảo những nội dung, tài liệu có liên quan thường xuyên. Với sự sáng tạo, bạn có thể đưa ra những ý tưởng tuyệt vời cho công việc, cuộc sống của mình.

Kỹ năng lắng nghe

Nghe có vẻ phi lý, thế nhưng, lắng nghe là một kỹ năng quan trọng. Bởi vì chúng ta thường có xu hướng muốn nói về chuyện của bản thân mà quên mất việc phải lắng nghe chiều ngược lại. Việc lắng nghe sẽ giúp bạn phân tích, tổng hợp thông tin một cách chính xác và sâu sắc hơn.

Kỹ năng thuyết phục

Bạn là lãnh đạo hay nhân viên cũng cần nâng cao kỹ năng này để thuyết phục mọi người đi theo ý tưởng, tư duy của bạn. Kỹ năng này không thể có được trong một sớm một chiều mà cần thông qua những trải nghiệm thực tế của bản thân.

Kỹ năng làm việc nhóm

Đây chắc hẳn là kỹ năng không còn quá xa lạ với bạn. Ngày nay, bất kỳ sự thành công nào đều cần sự chung sức của cả tập thể. Nếu bạn không có kỹ năng làm việc nhóm, sớm muộn bạn cũng sẽ bị đào thải bởi tập thể đó.

Kỹ năng quản lý thời gian

Biết quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp công việc trong những khoảng thời gian phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả công việc trong khoảng thời gian ngắn nhất.

Kỹ năng ra quyết định

Mỗi quyết định được đưa ra đều cần đảm bảo sự chính xác. Cho nên, bạn cần phải có sự tự tin vào bản thân cũng như nắm bắt được vấn đề, tình hình cụ thể. Nếu quyết định sai lầm, nó có thể ảnh hưởng đến cá nhân bạn hoặc cả công ty cho nên, bạn cần thận trọng trong từng quyết định mà mình đưa ra.

Với việc tìm hiểu interpersonal skills là gì cũng như những kỹ năng cần thiết chính là chìa khóa giúp bạn biết được bản thân nên và cần làm gì để đạt được những thành công trong công việc cũng như cuộc sống. Hy vọng bạn đã tìm được những thông tin bổ ích thông qua bài viết này. Chúc bạn thành công.

Kỹ năng thư ký12/09/201712/05/2019

Thư ký là người quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một loạt các doanh nghiệp và tổ chức. Thư ký sẽ phải lên lịch hẹn ; quản lý các tập tin, dữ liệu, và thư từ; và làm sổ sách kế toán cơ bản. Bạn cũng sẽ thực hiện các công việc khác cần thiết để hỗ trợ công việc của cấp trên và nhân viên. Thư ký cần phải được tổ chức tốt và có kỹ năng giao tiếp tốt, cũng như một số kỹ năng về máy tính.

*Thư ký là gì. Ảnh publishyourarticles.net*

Nhiệm vụ của Thư ký là gì?

Thư ký thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư và hành chính cần thiết để điều hành một tổ chức hiệu quả. Nhiệm vụ thư ký sẽ khác nhau tùy theo chức vụ cụ thể của bạn. Ví dụ, với tư cách là thư ký điều hành, bạn chỉ cần làm vài nhiệm vụ văn thư và thay vào đó tập trung hỗ trợ các giám đốc cấp cao, giám sát nhân viên văn phòng, tiến hành nghiên cứu và sắp xếp các cuộc họp. Nếu bạn là thư ký về y tế, bạn sẽ phải tạo ra sổ sách y tế cho bệnh nhân và sao chép các báo cáo y khoa. Nếu là một thư ký pháp lý, bạn nên chuẩn bị các tài liệu pháp lý như giấy đòi hầu tòa và các bản đề nghị.

Nói chung, thư ký tổ chức các giấy tờ và các hồ sơ điện tử, quản lý dự án, thu xếp cuộc họp, nghiên cứu và giao tiếp qua điện thoại, thư và e-mail. Bạn có thể chịu trách nhiệm tạo ra bảng tính, phát triển các bài thuyết trình hoặc báo cáo, soạn thư tín và quản lý cơ sở dữ liệu. Các nhiệm vụ khác có thể bao gồm việc mua sắm vật tư, quản lý kho hàng, chào đón du khách và xử lý việc sắp xếp chuyến đi.

Triển vọng nghề nghiệp là gì?

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc thư ký dự kiến sẽ tăng trưởng 3% giữa năm 2014 và năm 2024, tương tự như tăng trưởng trong các ngành nghề khác. Sự tăng trưởng này có thể làm cho nhân viên nghỉ việc ở ngành nghề này hoặc chuyển từ lĩnh vực hoặc chuyển sang các vị trí chuyên nghiệp khác.

Các công nghệ mới và tự động hóa cho phép các thư ký hoàn thành một khối lượng lớn các công việc, có thể làm thay đổi cách làm việc trong nhiều môi trường văn phòng. Các công ty nhỏ hơn có thể thuê ngoài các nhiệm vụ thư ký và hành chính cho các trợ lý ảo; tuy nhiên, các thư ký nội bộ vẫn được trông đợi sẽ được coi là thành viên thiết yếu của nhóm vì họ có kỹ năng giao tiếp và có thể giao dịch với khách hàng và nhân viên. Để cải thiện triển vọng nghề nghiệp của bạn, bạn phải thành thạo trong các ứng dụng phần mềm, đạt được kinh nghiệm thực tế và trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn.

Tôi có thể yêu cầu gì về Giáo dục?

Bằng tốt nghiệp trung học được coi là yêu cầu tối thiểu đối với thư ký, nhưng bạn có thể muốn xem xét tham gia vào một chương trình đào tạo chính thức. Hầu hết các tổ chức đều muốn thuê nhân viên đã hoàn thành các chương trình quản trị văn phòng từ 1 đến 2 năm tại các trường dạy nghề hoặc các trường cao đẳng cộng đồng. Các chương trình này thường đem lại chứng chỉ hoặc bằng liên kết. Bạn có thể nhận được hướng dẫn trong các lĩnh vực như sổ sách kế toán, ứng dụng Windows, Word, Excel, thủ tục hành chính văn phòng và thông tin bằng văn bản. Tuy nhiên, đối với một số chuyên gia về thư ký, chẳng hạn như y tế hoặc pháp lý, bạn có thể cần phải hoàn thành một chương trình đào tạo chuyên biệt hơn.

Nếu bạn không hoàn thành một chương trình đào tạo chính thức, doanh nghiệp có thể cung cấp các khóa đào tạo tại chỗ. Một số cơ quan việc làm tạm thời cũng có thể đào tạo. Sau khi đào tạo, bạn có thể nộp đơn xin chứng nhận thông qua Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế, hoặc, nếu bạn là một thư ký pháp lý, Hiệp hội các Thư ký Pháp lý Quốc gia (NALS), Inc Tổ chức chứng nhận có thể cung cấp các cấp chứng nhận khác nhau, bằng cách đi kiểm tra và đáp ứng các yêu cầu khác.

Kỹ năng thư ký12/09/201712/05/2019

Carol Ann Wilson nói rằng: “Tôi rất tự hào là một thư ký pháp lý, tôi tự hào về những kiến thức và kinh nghiệm mà tôi đã đạt được … Tôi đã gặp những người nổi tiếng, làm việc trong các trường hợp quan trọng, được giao trách nhiệm quan trọng và học hỏi nhiều điều hơn những gì mà tôi có thể học được từ bất cứ trường học về luật nào, tôi được tin tưởng với những thông tin bí mật, nếu tôi làm việc cho chính phủ, tôi sẽ có được sự an toàn cao nhất …. ”

Luther J. Avery của Bancroft, Avery và McAlister ở San Francisco, California, cho rằng cần phải có các thư ký pháp lý đủ điều kiện giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ pháp lý:

Nghề luật sư và việc cung cấp các dịch vụ pháp lý liên quan đến những thay đổi lớn phản ánh những thay đổi xảy ra trong xã hội. Cùng với những thay đổi có ảnh hưởng đến doanh nghiệp về luật, có nhiều thay đổi trong cách thức cung cấp dịch vụ pháp lý.

Bất chấp những thay đổi, một số đặc điểm nhất định của việc thực hiện luật vẫn tiếp diễn; đáng chú ý là mối quan hệ cá nhân và bí mật giữa luật sư và khách hàng; sự kích thích trí tuệ từ việc giải quyết vấn đề và giúp đỡ mọi người; và nhu cầu về chất lượng dịch vụ và sự chú ý đến chi tiết hơn.

Ngày nay có nhiều nhu cầu hơn về các thư ký pháp lý có thẩm quyền; và đang có một sự thiếu hụt. Sẽ có nhu cầu về các thư ký pháp lý có thẩm quyền trong tương lai; và tôi dự đoán về sự thiếu hụt.

Thư ký pháp lý có thể cần nhiều kỹ năng hơn hoặc được đào tạo nhiều hơn, nhưng đó là một phần thách thức khiến công việc trở nên thú vị hơn.

Thư ký pháp lý có thẩm quyền hiện tại và sẽ tiếp tục là một quản trị viên, một người điều hành, là người chủ chốt trong dây chuyền thưc hiện của các văn phòng luật sư, người sẽ giúp duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ hợp pháp. Những kĩ năng thiết yếu, kiến thức và thái độ của thư ký pháp lý được viết ra trong các tài liệu của các tổ chức như Hiệp hội các Bộ trưởng Luật pháp Quốc gia. Trong trường hợp mối quan hệ giữa luật sư và khách hàng phụ thuộc vào sự chu toàn và trí tuệ của những người tham gia và đáp ứng các vấn đề cá nhân; thì các thư ký pháp lý sẽ cần có tính chuyên nghiệp như là một thư ký pháp lý chuyên nghiệp và là những người có cùng kỹ năng, kiến thức và thái độ.

Nếu không có thư ký pháp lý liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ pháp lý, luật sư và hệ thống pháp lý sẽ gặp khó khăn trong việc vận hành. Nếu bạn quan tâm đến việc làm với tư cách là thư ký pháp lý, hãy cố gắng học hỏi và học hỏi kỹ năng quản lý, kỹ năng máy tính cũng như các kỹ năng quan hệ nhân sự, quan hệ con người và kỹ năng của một kỹ thuật viên. Hầu hết trong việc tìm kiếm việc làm thư ký pháp lý, hãy cẩn thận lựa chọn nhà tuyển dụng của bạn một cách khôn ngoan bởi vì liệu rằng bạn có thích công việc về thư ký pháp lý hay không sẽ phụ thuộc vào môi trường mà bạn làm việc.

Kỹ năng thư ký12/07/201712/05/2019

Các chương trình đào tạo thư ký văn phòng, thường được gọi là các chương trình công nghệ văn phòng, cung cấp các môn học về đánh máy, xử lý văn bản và phần mềm bảng tính. Họ cũng dạy các phép xã giao để giao dịch trực tiếp với khách hàng, qua e-mail và qua điện thoại.

*Học thư ký văn phòng. Ảnh thebalancesmb.com*

Thông tin cần thiết

Có các chương trình đào tạo thư ký văn phòng; tuy nhiên, người sử dụng lao động thường không yêu cầu người nộp đơn phải được đào tạo như vậy. Các khóa dạy nghề có thể hữu ích, và các chương trình chứng chỉ thường kéo dài vài tháng, cung cấp kiến thức nền tảng về văn thư cho các thư ký văn phòng tiềm năng. Các kỹ năng về kỹ thuật, nếu có nhu cầu cũng có thể học thêm hoặc nâng cao kiến thức thông qua các khoá đào tạo thư ký cụ thể hoặc thông qua các lớp học riêng lẻ tại các trường cao đẳng cộng đồng. Các khóa đào tạo và hỗ trợ về kỹ thuật bổ sung có thể có sẵn trên mạng.

Việc có bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng GED, có kinh nghiệm trong công việc thư ký hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng, kỹ năng giao tiếp tốt và kiến thức cơ bản về các công cụ soạn thảo văn bản và trình bày khác nhau là những điều kiện tiên quyết phổ biến. Một đến năm năm kinh nghiệm cũng được đánh giá cao; và các kỹ năng ngoại ngữ thường được ưu tiên hoặc được yêu cầu.

Đào tạo cho thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng được yêu cầu phải am hiểu về Microsoft Word và Excel và có thể cần phải biết cách sử dụng PowerPoint. Đào tạo tại chỗ chỉ kéo dài trong vài tuần, mặc dù trong các lĩnh vực chuyên sâu hơn có thể cần nhiều tháng đào tạo để ứng viên hiểu một cách sâu sắc nhất về công nghệ và các thuật ngữ mà một thư ký cần phải phải nắm rõ. Ngoài ra, thư ký văn phòng thường phải có tốc độ đánh máy 40 từ mỗi phút. Những ứng viên có thể nói song ngữ thì thường được ưa thích hơn, nếu không bắt buộc, ở trong một số lĩnh vực nhất định.

Thông tin việc làm và thông tin lương

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc cho thư ký và trợ lý hành chính dự kiến sẽ tăng trưởng 3% từ năm 2014 đến năm 2024, nhưng sẽ thay đổi theo từng lĩnh vực công việc cụ thể. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ cũng cho thấy rằng mức lương trung bình hàng năm cho các nhân viên này là 33.910 đô la vào tháng 5 năm 2015.

Giáo dục thường xuyên

Các thư ký văn phòng nếu muốn được nổi bật, họ có thể lấy các chứng chỉ tình nguyện do Hiệp hội Các chuyên gia Hành chính quốc tế (IAAP) cung cấp. Để đủ điều kiện cho Chứng chỉ thư ký chuyên nghiệp hoặc Chứng chỉ hành chánh chuyên nghiệp được chỉ định, ứng viên phải vượt qua kỳ thi có đến ba hoặc bốn phần và đáp ứng các yêu cầu đào tạo tối thiểu.

Hiệp hội Các chuyên gia Hành chính quốc tế (IAAP) cũng cung cấp các hội thảo về công nghiệp, kéo dài 2-4 ngày. Các nhân viên văn phòng có thể nghe các diễn giả khách mời và tham gia các sự kiện liên quan. Các nhân viên văn phòng có chứng nhận tham gia các chương trình này sẽ có được thẻ đào tạo thường xuyên để duy trì chứng chỉ IAAP của họ.

Mặc dù không có đào tạo chính thức, nhưng các chương trình đào tạo này có thể trang bị cho những người mà quan tâm đến việc trở thành các thư ký văn phòng bằng cách đào tạo các kỹ năng kỹ thuật cần thiết

Kỹ năng thư ký12/05/201712/05/2019

Vai trò của thư ký pháp lý đã thay đổi tương tự như thư ký tổng hợp. Thư ký pháp lý cần phải hiểu biết về máy vi tính, hiểu được các thuật ngữ và yêu cầu có kiến thức chuyên ngành trong lĩnh vực pháp lý. Trước đây, kỹ năng viết tắt là một yêu cầu; ngày nay thì nó được yêu cầu ở các vị trí cấp cao hơn và thường xuyên được yêu cầu bởi các đối tác cao cấp. Ở một số công ty, các thư ký pháp lý tiến hành nghiên cứu, lập lịch trình kê khai và trả lời các câu hỏi của khách hàng.

Một số yếu tố trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý sẽ ảnh hưởng đến tương lai của thư ký pháp lý:

Khách hàng muốn có thêm trách nhiệm giải trình cho các khoản phí mà họ phải trả.
Các công ty tự do tồn tại cung cấp mức giá chiết khấu cho các dịch vụ pháp lý, như chuẩn bị tinh thần, ly hôn không được giải quyết, và thay đổi tên. Những cá nhân này không phải là luật sư và sẽ ảnh hưởng đến lĩnh vực này.

Các công việc trong nghề luật là hoàn toàn không giống nhau, với sự khác biệt rõ rệt giữa các nhiệm vụ của một thư ký pháp lý trong văn phòng mà có một hoặc hai luật sư so với một công ty lớn sử dụng nhiều luật sư hơn. Cần có một quy định về quy tắc ứng xử riêng của các thư ký pháp lý, được nêu ra trong Quy tắc Đạo đức do Hiệp hội các Thư ký Pháp lý Quốc gia (Quốc tế) phát triển.

Mỗi thành viên phải:

Khuyến khích tôn trọng pháp luật và đảm bảo công lý.

Tuân thủ các quy tắc về thông tin đặc quyền và thông tin mật.

Đẩy mạnh và thực hiện các tiêu chuẩn cao về sự trung thành, hợp tác và lịch sự.

Thực hiện tất cả các nhiệm vụ của công việc một cách ngay thẳng và có năng lực.

Theo đuổi các yêu cầu cao hơn về sự thành công mang tính chuyên nghiệp.

Thư ký pháp lý là một trong những vị trí được đánh giá cao nhất trong lĩnh vực thư ký. Kỹ năng văn phòng xuất sắc là yếu tố cần thiết và những phẩm chất có thể làm việc tốt với các chuyên gia được đào tạo chuyên nghiệp cũng là yếu tố được nhà tuyển dụng cân nhắc.

Cơ hội việc làm thì không giới hạn đối với vị trí thư ký pháp lý, với sự lựa chọn các lĩnh vực như : luật về bằng sáng chế, luật hình sự, luật về bất động sản, luật về các hành động phi pháp, luật doanh nghiệp, luật hôn nhân, chứng thực di chúc, hoặc luật trách nhiệm bồi thường. Trong những năm gần đây, luật môi trường và luật lợi ích công chúng cũng đã xuất hiện. Và đang có xu hướng gia tăng tính chuyên môn hóa trong các công ty luật lớn sử dụng nhiều thư ký pháp lý.

Nếu bạn quan tâm đến các hoạt động đa dạng khác nhau, thì các công ty luật nhỏ, công ty tư nhân có thể phù hợp bạn. Vị trí ở đây yêu cầu hàng loạt các công việc khác nhau và đây là cơ hội tuyệt vời nhất dành cho sáng kiến riêng của từng cá nhân. Ngược lại, các công ty luật lớn hoặc các phòng pháp chế của các công ty thường đưa ra các công việc được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, lợi thế của các bộ phận trong doanh nghiệp là thời gian làm việc đều đặn hơn; và điều quan trọng là trong các công ty luật, cho dù là quy mô nhỏ hay lớn đi nữa thì thông thường các thư ký pháp lý sẽ được yêu cầu làm thêm giờ.

Kỹ năng thư ký12/01/201712/05/2019

Giống như trường tiểu học của họ, thư ký trường trung học thực hiện một loạt các nhiệm vụ đa dạng dưới áp lực của thời gian. Việc làm khác nhau tùy thuộc vào quy mô của trường, nhưng nói chung thư ký trường trung học:

*Thư ký trường trung học. Ảnh tdn-net.com*

Cung cấp hỗ trợ văn thư và hành chính cho hiệu trưởng, phó hiệu trưởng; hỗ trợ nhân viên giảng dạy làm chỉ thị chính sách
Đảm bảo rằng trường hoạt động một cách nhất quán mỗi ngày
Làm đầu mối liên lạc giữa cộng đồng, nhà trường và các bên liên quan bên trong và bên ngoài
Phối hợp các tài liệu thích hợp để truyền thông giữa các trường học và với văn phòng khu học chánh
Duy trì và giám sát tất cả các hồ sơ lưu giữ cho sinh viên và nhân viên
Tuân thủ các giao thức bảo mật chặt chẽ của học sinh và nhân viên trong mọi trường hợp
Hoạt động như điểm tiếp xúc đầu tiên đối với người gọi, tin nhắn chuyển tiếp, và chuyển cuộc gọi khi thích hợp
Sắp xếp các hội nghị, cuộc họp, và đặt chỗ du lịch cho nhân viên hành chính bằng cách sử dụng tài nguyên của trường và sắp xếp ngoài trường
Hoàn thành các mẫu đơn theo thủ tục của trường và khu học chánh, sau khi có luật về giáo dục
Soạn, gõ và phân phát nhân viên và biên bản cuộc họp của bộ phận, thư từ thường lệ
Tạo và phân phối báo cáo nếu thích hợp
Xử lý các thắc mắc của du khách và hướng họ tới người thích hợp theo nhu cầu của họ
Xác định vị trí và đính kèm tệp tin phù hợp với thư đến yêu cầu trả lời.
Phân phát bản tin và các thông tin khác một cách tiết kiệm và thời gian nhạy cảm
Duy trì lịch trình tổng thể và lịch sự kiện; tham khảo chéo với thời hạn của huyện và cơ sở sẵn có
Sao chụp thư từ và các tài liệu in khác.
Mở, đọc, định tuyến, và phân phối thư đến và các tài liệu khác, và chuẩn bị các câu trả lời cho các thư thông thường.
Thiết lập và duy trì giấy tờ và các hệ thống nộp đơn điện tử cho hồ sơ, thư tín và các tài liệu khác.
Thu và giải ngân từ tài khoản tiền mặt; giữ hồ sơ chính xác về các khoản thu và giải ngân
Ghi lại sự vắng mặt và vắng mặt; thực hiện các cuộc gọi điện thoại nếu thích hợp
Thiết lập quy trình làm việc và lịch trình, và quản lý luồng công việc của các nhân viên văn thư khác
Kiểm tra, vận hành, quảng cáo và khắc phục các công nghệ văn phòng mới khi chúng được phát triển và triển khai
Quản lý các dự án từ quan điểm văn thư, và đóng góp vào ủy ban và làm việc nhóm.
Đảm bảo thực hành tốt nhất cho email và điều phối luồng thông tin cả trong nội bộ lẫn với các tổ chức khác.
Đặt hàng, theo dõi và phân phối các vật tư
Chuẩn bị và gửi séc kiểm tra và tài khoản phải nộp hồ sơ lưu trữ
Đánh giá công việc do người khác thực hiện đảm bảo rằng các chính sách định dạng và nội dung trường học được tuân thủ; sửa lại khi cần thiết Chuẩn bị và lưu hành các tài liệu chương trình giảng dạy
Điều chỉnh tài khoản
Có khả năng duy trì hồ sơ với độ chính xác cao
Có khả năng làm việc theo nhóm
Có khả năng chỉ đạo một đội với cơ sở và lịch sự
Có khả năng làm việc thường xuyên bị gián đoạn
Vận hành các thiết bị văn phòng như máy fax, máy photocopy, và hệ thống điện thoại; và sử dụng máy tính cho bảng tính, xử lý văn bản, quản lý cơ sở dữ liệu và các ứng dụng khác.

Kỹ năng thư ký11/30/201712/05/2019

Theo số liệu của Bộ Lao động, các ngành nghề chuyên môn và dịch vụ trong ngành dịch vụ y tế chiếm gần 60% công việc. Tỷ lệ việc làm lớn thứ hai tiếp theo là trong các công việc hỗ trợ hành chính.

Lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ đã có sự tăng trưởng chưa từng thấy. Sự gia tăng của các trung tâm y tế, phòng khám gia đình, các cơ sở chăm sóc sức khoẻ mở rộng, các hoạt động của nhóm tư nhân và các cơ sở chăm sóc dài hạn đã tạo ra nhu cầu về thư ký có kỹ năng văn phòng tốt, hiểu biết về thuật ngữ y học, đào tạo các thủ tục hành chính và lâm sàng, và thái độ “chăm sóc”.

Công việc và trách nhiệm của thư ký trong các văn phòng y tế thì khác nhau. Ví dụ, bạn có thể chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh trong văn phòng, bạn có thể là nhân viên lễ tân chào đón bệnh nhân khi họ bước vào văn phòng bác sĩ hoặc bệnh viện, hoặc bạn có thể là trợ lý giúp bệnh nhân chuẩn bị cho việc khám bệnh hoặc các thủ tục y khoa nhất định chẳng hạn như đohuyết áp và nhiệt độ. Là một thư ký y tế, bạn sẽ có nhiều cơ hội để thử thách bản thân về lĩnh vực này.

Cho dù bạn làm việc trong văn phòng bác sĩ nhỏ hay tại một trung tâm y tế lớn, bạn chắc chắn sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau mỗi ngày. Ngoài các thủ tục thông thường, bạn có thể chuẩn bị các giấy tờ để nhập viện, thu thập thông tin về bệnh nhân, duy trì sổ hẹn, chuẩn bị thông tin để giới thiệu, điền đầy đủ các mẫu đơn bảo hiểm, thu xếp việc đóng phí, nhắc nhở cho việc gia hạn giấy phép và thành viên trong tổ chức, cung cấp nguyên liệu và thuốc men, sao chép và lưu giữ hồ sơ bệnh án của bệnh nhân và làm việc với các đại diện về dược phẩm nếu họ đến văn phòng để thảo luận về sản phẩm mới với bác sĩ.

Khi bạn trở nên thành thạo hơn với nghề nghiệp thư ký y tế, bạn sẽ nhận ra rằng ngoài các bệnh viện, phòng khám và văn phòng bác sĩ tư nhân, bạn có thể tìm việc làm tại một cơ sở nghiên cứu y khoa, trong các công ty sản xuất thuốc, trong các tổ chức liên quan đến sức khoẻ như Blue Cross / Blue Shield, và các khoa y tế của các tập đoàn lớn cung cấp nhân viên với các dịch vụ y tế.

Ngoài các cơ hội thăng tiến lên thành người giám sát hoặc quản lý, bạn có thể muốn mình trở thành trợ lý y tế. Trong vị trí này, bạn sẽ tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ thư ký và hành chính thông thường và cũng sẽ thực hiện các nhiệm vụ và thủ tục lâm sàng. Triển vọng về việc làm cho cả hai loại nghề nghiệp thư ký y tế là rất lớn. Cục Thống kê Lao động dự đoán tỉ lệ việc làm tăng lên 32 phần trăm từ năm 1996 đến năm 2006 đối với vị trí thư ký y tế.

Kỹ năng thư ký11/25/201712/05/2019

Về kỹ thuật

Thư ký về kỹ thuật làm việc cho các nhà khoa học hoặc kỹ sư, nhà tuyển dụng đối với vị trí này thường làm việc trong phòng thí nghiệm hơn là ở trong văn phòng. Vì vậy, thư ký còn hơn cả là một trợ lý hành chính, là người chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện hầu hết các công việc văn phòng. Ngoài các nhiệm vụ thư ký thông thường, thư ký về kỹ thuật phải chuẩn bị hầu hết các thư từ soạn thảo để gửi thư; duy trì thư viện kỹ thuật và thu thập, phân loại và chỉnh sửa các tài liệu cho các bài báo khoa học. Thư ký về kỹ thuật kiểm tra các chi tiết kỹ thuật trong các hợp đồng cũng như các tiêu chuẩn và yêu nhằm đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật.

Cơ hội luôn có sẵn dành cho thư ký kỹ về thuật nếu họ đạt được những yêu cầu sau: kiến thức về công nghệ và từ vựng liên quan đến một lĩnh vực này, nắm được các biểu tượng toán học và kỹ thuật, kỹ năng định dạng và đánh máy tạo các bảng thống kê, và các tiêu chuẩn cao về kết quả của một bài báo cáo về kĩ thuật. Kiến thức tốt về toán học và khoa học góp phần vào sự đáp ứng và thành công trong công việc. Bên cạnh công việc trong các văn phòng chuyên nghiệp, công việc luôn có trong lĩnh vực này. Một số lĩnh vực mà bạn có thể xem xét để chuẩn bị trở thành một thư ký về kỹ thuật như là trong điện tử, truyền thông, không gian vũ trụ, năng lượng hạt nhân và sinh thái.

Về giáo dục

Thư ký về giáo dục có thể làm việc trong nhiều trường khác nhau: tiểu học hoặc trung học công lập, trung học cơ sở hoặc trung học phổ thông; các trường cao đẳng hai hoặc bốn năm và trường đại học. Nếu bạn thích làm việc trong một môi trường giáo dục, thì bạn cũng có thể có nhiều sự lựa chọn. Bạn thích một thị trấn nhỏ hơn, một thành phố lớn hơn, hay hàng loạt các trường đại học?

Thư ký của các trường có thể làm việc trực tiếp với các quản trị viên và giáo viên. Họ gặp gỡ và nói chuyện với phụ huynh học sinh, lãnh đạo doanh nghiệp, khách đến thăm, đại diện cộng đồng và thành viên hội đồng quản trị. Nhiệm vụ của vị trí này có thể bao gồm từ việc soạn thảo văn bản và soạn thảo giấy tờ đến viết biên bản các cuộc họp, chuẩn bị các báo cáo của chính phủ, và đặt mua và phân phối vật tư.

Các trường công lập ở một số thành phố yêu cầu các ứng viên đủ tư cách để vượt qua kỳ thi. Do đó, bạn nên tìm hiểu những yêu cầu này về vị trí mà bạn muốn tìm một công việc.

Jan Barr, thư ký của giám sát bảo dưỡng cho các Trường Công lập Frederick County ở Maryland cho rằng các thư ký cần phải phát triển kỹ năng giao tiếp đặc biệt, theo kịp công nghệ, tham dự các hội thảo hay các cuộc họp mang tính giáo dục, và kết nối với các đồng nghiệp chuyên nghiệp khác.

Kỹ năng thư ký11/24/201712/05/2019

Nếu bạn là người có tính tổ chức cao và mong muốn có được cơ hội để tham gia điều hành trôi chảy một tổ chức, thì việc làm thư ký hoặc một quản trị viên sẽ phù hợp với bạn.

Một thư ký hoặc quản trị viên cung cấp cả 2 mặt hỗ trợ văn thư và hành chính cho các chuyên gia, hoặc là một phần của một nhóm hoặc cá nhân. Họ tham gia vào việc điều phối và thực hiện các thủ tục văn phòng và thường có trách nhiệm đối với các dự án và nhiệm vụ cụ thể. Trong một số trường hợp, họ có thể giám sát và quản lý công việc của các nhân viên cấp cao.

Vai trò này rất khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô của doanh nghiệp sử dụng lao động và tuỳ mức độ trách nhiệm. Hầu hết các công việc liên quan đến cả giao tiếp bằng văn bản và miệng, xử lý văn bản và đánh máy, và đòi hỏi những kỹ năng liên quan như CNTT, kỹ năng tổ chức và trình bày, cũng như khả năng đa nhiệm và làm việc tốt dưới áp lực. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như trong công việc thư ký về pháp lý, kiến thức chuyên môn hoặc bằng cấp có thể được yêu cầu.

Vai trò này có thể trùng lặp với vai trò của một trợ lý cá nhân.

Trách nhiệm

Là thư ký / quản trị viên, bạn cần phải:

Sử dụng một gói xử lý văn bản như Microsoft Word
Thu âm và lưu giữ bản sao
Viết thư
Giải quyết yêu cầu điện thoại và email, sử dụng hệ thống email (ví dụ: Outlook)
Photocopy và in các tài liệu khác nhau, đôi khi thay mặt cho các đồng nghiệp khác
Tổ chức và lưu trữ các giấy tờ, tài liệu và thông tin trên máy tính
Tạo và duy trì các hồ sơ và các hệ thống văn phòng khác
Ghi lại nhật ký, sổ sách và sắp xếp cuộc hẹn
Lập kế hoạch và tham dự các cuộc họp, lập chương trình nghị sự và lập biên bản – viết tắt có thể được yêu cầu.
Đặt phòng họp và phòng hội nghị
Liên lạc với các nhân viên ở các phòng ban khác và có liên hệ với bên ngoài
Đặt hàng và duy trì văn phòng phẩm và thiết bị
Tổ chức, sắp sếp đi lại và chỗ ở cho nhân viên và các khách bên ngoài khác.

Tùy thuộc vào lĩnh vực và công ty, bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:

Sử dụng nhiều gói phần mềm (bao gồm cả Excel, Access và Powerpoint) để quản lý dữ liệu và để soạn các tài liệu và các bài thuyết trình.
Sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) để duy trì và cập nhật các trang web và cơ sở dữ liệu nội bộ
Quản lý và duy trì ngân sách; thực hiện lập hoá đơn
Sắp xếp và phân phối các bài gửi đến, tổ chức và gửi đi những thư cần gửi (có thể liên quan đến việc sử dụng một máy in dấu tem)
Tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên cấp dưới và ủy thác công việc theo yêu cầu
Thao tác dữ liệu thống kê
Sắp xếp các sự kiện nội bộ và bên ngoài
Sắp xếp việc đào tạo cho nhân viên.

Kỹ năng thư ký11/23/201712/05/2019

Janice Nicosia, trợ lý hành chính cho một bác sĩ tim mạch tại Bệnh viện đa khoa Massachusetts ở Boston, chịu trách nhiệm một phần riêng tương tự như một bác sĩ, người mà cô ấy đang làm việc cho. Theo quan điểm của cô là một nhân viên trong môi trường bệnh viện, cô tin rằng đó là một lĩnh vực rất tốt, thú vị và bổ ích để ứng tuyển.

Lĩnh vực y tế đang thay đổi trong cách cung cấp các dịch vụ y tế và loại bảo hiểm cho bệnh nhân. Mỗi vai trò của thư ký khác nhau, tùy vào việc nếu bạn làm việc trong bệnh viện, tư nhân, hay tại phòng khám ở bệnh viện. Ở vị trí của tôi tôi xử lý một cách thực tế tất cả mọi thứ cho cấp trên. Một số trách nhiệm của tôi như sau:

Xử lý chăm sóc bệnh nhân bằng cách lập các cuộc hẹn cho bệnh nhân, bao gồm việc nhập viện vì đau tim và phẫu thuật tim; cũng sắp xếp các cuộc hẹn khác như là các bài kiểm tra bao gồm các bài tập thể dục hoặc nghiên cứu mạch và thần kinh học, tùy thuộc vào hoàn cảnh tại thời điểm đó.
Sửa 75 phần trăm lỗi chính tả của các báo cáo cho cấp trên. Vì tải của tài liệu quá nhiều và phải được hoàn thành nhanh chóng, khoảng 25 phần trăm của nó được gửi đến một dịch vụ sao chép.
Trợ giúp việc sao chụp bằng tĩnh điện và xử lý hồ sơ, việc mà rất quen thuộc trong thiết lập.
Truy cập kết quả kiểm tra trên máy tính trên ngực bệnh nhân.
Chuẩn bị báo cáo sơ bộ về các bài kiểm tra đã được thực hiện, chẳng hạn như một bài kiểm tra mức độ stress, vài giờ sau khi đã được thực hiện, thì đặt chúng trên bàn để bác sĩ xem xét.
Đối với bệnh nhân khác, thì phải điều phối các cuộc hẹn với các bác sĩ khác (ví dụ, mắt, nha khoa, và tim mạch).
Có thể phải lấy chữ ký cho hồ sơ bệnh án và sau đó quay lại một phòng phù hợp.
Giữ một bản sao các nội dung chỉ dẫn do cấp trên trình bày và sau đó cập nhật những thay đổi được đưa ra một cách định kỳ.
Luôn cập nhật sơ yếu lý lịch của bác sĩ.
Điều phối các cuộc họp cho cấp trên mà cấp trên phải tham dự cũng như những người là thành viên của tổ chức.
Sắp xếp những công việc cuối tuần nếu cấp trên vắng mặt.

Để làm việc trong một môi trường y tế, bạn cần phải là người có đầu óc tổ chức, có kỹ năng đánh máy và kỹ năng sử dụng máy tính tốt, thông thạo đọc viết, là người linh hoạt, có cách xử lý điện thoại tốt, có cách tiếp cận thú vị và có khả năng suy nghĩ và lên kế hoạch trước khi gọi. Khi bạn duy trì được vị trí này, bạn nên tiếp tục học hỏi và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.

Nếu bạn quan tâm đến một công việc trong môi trường y tế, tôi khuyên bạn nên tiếp tục học và đăng ký một chương trình về văn phòng/thư ký y khoa ít nhất hai năm trở lên, nếu có thể. Trong loại chương trình này, bạn sẽ học những thuật ngữ y học, điều này sẽ là những bước cực kỳ cơ bản và hữu ích.