Quan điểm của một thư ký y tế

Janice Nicosia, trợ lý hành chính cho một bác sĩ tim mạch tại Bệnh viện đa khoa Massachusetts ở Boston, chịu trách nhiệm một phần riêng tương tự như một bác sĩ, người mà cô ấy đang làm việc cho. Theo quan điểm của cô là một nhân viên trong môi trường bệnh viện, cô tin rằng đó là một lĩnh vực rất tốt, thú vị và bổ ích để ứng tuyển.

Lĩnh vực y tế đang thay đổi trong cách cung cấp các dịch vụ y tế và loại bảo hiểm cho bệnh nhân. Mỗi vai trò của thư ký khác nhau, tùy vào việc nếu bạn làm việc trong bệnh viện, tư nhân, hay tại phòng khám ở bệnh viện. Ở vị trí của tôi tôi xử lý một cách thực tế tất cả mọi thứ cho cấp trên. Một số trách nhiệm của tôi như sau:

  • Xử lý chăm sóc bệnh nhân bằng cách lập các cuộc hẹn cho bệnh nhân, bao gồm việc nhập viện vì đau tim và phẫu thuật tim; cũng sắp xếp các cuộc hẹn khác như là các bài kiểm tra bao gồm các bài tập thể dục hoặc nghiên cứu mạch và thần kinh học, tùy thuộc vào hoàn cảnh tại thời điểm đó.
  • Sửa 75 phần trăm lỗi chính tả của các báo cáo cho cấp trên. Vì tải của tài liệu quá nhiều và phải được hoàn thành nhanh chóng, khoảng 25 phần trăm của nó được gửi đến một dịch vụ sao chép.
  • Trợ giúp việc sao chụp bằng tĩnh điện và xử lý hồ sơ, việc mà rất quen thuộc trong thiết lập.
  • Truy cập kết quả kiểm tra trên máy tính trên ngực bệnh nhân.
  • Chuẩn bị báo cáo sơ bộ về các bài kiểm tra đã được thực hiện, chẳng hạn như một bài kiểm tra mức độ stress, vài giờ sau khi đã được thực hiện, thì đặt chúng trên bàn để bác sĩ xem xét.
  • Đối với bệnh nhân khác, thì phải điều phối các cuộc hẹn với các bác sĩ khác (ví dụ, mắt, nha khoa, và tim mạch).
  • Có thể phải lấy chữ ký cho hồ sơ bệnh án và sau đó quay lại một phòng phù hợp.
  • Giữ một bản sao các nội dung chỉ dẫn do cấp trên trình bày và sau đó cập nhật những thay đổi được đưa ra một cách định kỳ.
  • Luôn cập nhật sơ yếu lý lịch của bác sĩ.
  • Điều phối các cuộc họp cho cấp trên mà cấp trên phải tham dự cũng như những người là thành viên của tổ chức.
  • Sắp xếp những công việc cuối tuần nếu cấp trên vắng mặt.

 

Để làm việc trong một môi trường y tế, bạn cần phải là người có đầu óc tổ chức, có kỹ năng đánh máy và kỹ năng sử dụng máy tính tốt, thông thạo đọc viết, là người linh hoạt, có cách xử lý điện thoại tốt, có cách tiếp cận thú vị và có khả năng suy nghĩ và lên kế hoạch trước khi gọi. Khi bạn duy trì được vị trí này, bạn nên tiếp tục học hỏi và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.

Nếu bạn quan tâm đến một công việc trong môi trường y tế, tôi khuyên bạn nên tiếp tục học và đăng ký một chương trình về văn phòng/thư ký y khoa ít nhất hai năm trở lên, nếu có thể. Trong loại chương trình này, bạn sẽ học những thuật ngữ y học, điều này sẽ là những bước cực kỳ cơ bản và hữu ích.

 

Tính chuyên nghiệp, kiến thức, kỹ năng và óc hài hước cần có của một thư ký

Tính chuyên nghiệp
Một thư ký tốt sẽ thể hiện bản thân và hành xử một cách chuyên nghiệp với một thái độ tốt. Có rất nhiều sách cho bạn biết làm thế nào để “ăn mặc thành công” và kiểm soát ngôn ngữ cơ thể của bạn, nhưng giữ các đặc điểm cá nhân của bạn chỉ là một phần của câu chuyện trong việc quản lý hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Không có cách nào xung quanh thực tế là mọi người đánh giá bạn bằng vẻ bề ngoài cá nhân của bạn, vì vậy một cái nhìn chải chuốt sẽ cho thấy bạn quan tâm đến bản thân bạn như một người và do đó có khả năng quan tâm đến người khác. Một chút chú ý đến cách bạn nhìn nhận lâu dài để thể hiện chuyên nghiệp của bạn. Mọi người liên tục quan sát hành vi của bạn và hình thành các lý thuyết về năng lực, nhân cách và cam kết của bạn, vì vậy hãy hiện diện và thực hiện theo cách tôn trọng thích hợp với tổ chức mà bạn phục vụ và thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ các chuyên gia khác.

Kiến thức và kỹ năng

Trong Desiderata nó nói, “Hãy quan tâm đến sự nghiệp của riêng bạn, tuy nhiên khiêm tốn; nó là một sở hữu thực sự trong vận may thay đổi của thời gian. Và bây giờ điều này không bao giờ quan trọng hơn bao giờ hết, như thời điểm họ thay đổi – và cực kỳ nhanh chóng trong thời đại ngày nay. Vì vậy, tiếp tục tích lũy kiến ​​thức và có được những kỹ năng mới, đặc biệt là về công nghệ, vì điều này có thể nâng cao chất lượng công việc của bạn, và tin tưởng vào tôi, tập luyện trí não cũng sẽ giúp bạn giữ trẻ, và chuẩn bị cho bất kỳ “công việc thú vị hơn” trong tương lai của bạn như quảng cáo, thúc đẩy sự nghiệp của bạn hoặc thậm chí thay đổi trong con đường sự nghiệp.

Óc hài hước
Phát triển tính hài hước rất quan trọng trong đời sống làm việc. Bạn không cần phải là một chú hề mà là một sự hài hước có thể giúp bạn đối phó với những lời chỉ trích và những người khó khăn và để xử lý những sai lầm một cách thanh nhã mà không làm người khác phải chùn bước khi mọi thứ trở nên căng thẳng. Nó là chuyên nghiệp để có thể có những lời chỉ trích một cách nhẹ nhàng để giảm bớt các cuộc tấn công cá nhân.

Một cuộc khảo sát cho thấy trong số 737 giám đốc điều hành khảo sát, 98 phần trăm ưa thích ứng viên có cảm giác hài hước hơn những người không có. Một cuộc khảo sát khác cho thấy 84% các giám đốc điều hành cho rằng nhân viên có cảm giác hài hước làm việc tốt hơn so với những người có ít hoặc không có cảm giác hài hước. Một nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những người có niềm vui trong công việc sáng tạo hơn, có năng suất hơn, có những người ra quyết định tốt hơn và hòa đồng tốt hơn với các đồng nghiệp, và cũng ít vắng mặt, muộn và ngày ốm hơn những người không có vui vẻ.

Làm việc cùng nhau như một nhóm cũng có thể vui vẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, vui vẻ và hài hước ở nơi làm việc phải phù hợp và không gây xúc phạm cho người khác, nhưng khuyến khích mọi người nhìn thấy sự vô lý của một tình huống và cũng là một công cụ hữu ích để giúp mọi người làm tốt lên và không làm mọi việc nghiêm túc và nếu được sử dụng hợp lý có thể làm giảm đáng kể cường độ xung đột hoặc thậm chí những điều cản trở trong công việc.

 

 

Tính bảo mật, trung thực và liêm khiết của một thư ký

Tính bảo mật và đặc quyền

Bảo mật là phẩm chất chính được mong đợi của một thư ký tốt. Trong quá trình làm việc của một thư ký, thư ký chắc chắn sẽ quản lý một loạt các thông tin được tư nhân và đặc quyền cho người sử dụng lao động và khách hàng của chủ lao động. Sếp của bạn cần có thể tin tưởng rằng công việc mà anh ấy mang lại cho bạn được đối xử và thực hiện với sự tự tin tối đa, vì nếu không có niềm tin của bạn, ông chủ của bạn sẽ mất lòng tin vào bạn, bất kể kỹ năng đánh máy tuyệt vời như thế nào. Phải mất nhiều năm kinh nghiệm làm việc với tư cách là thư ký với mỗi chủ nhân để có thể phân biệt được những gì là bí mật và những gì không phải, và trên thực tế bạn không bao giờ thực sự có thể chắc chắn về điều này. Thậm chí cái gì đó dường như là không quan trọng và phổ biến kiến ​​thức của bạn có thể không thực sự là như vậy, việc tiết lộ có thể tạo ra một thảm họa với kết quả khờ dại, không chỉ cho người sử dụng lao động của bạn và kinh doanh của chủ lao động mà còn cho chính mình. Vì vậy, coi tất cả các tài liệu là bí mật và trong sự tự tin chặt chẽ nhất.

Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi đã gặp các thư ký cực kỳ hiệu quả, những người rất háo hức muốn làm và rất có khả năng để họ đi xa hơn. Tôi nhớ lại một lần đặc biệt là khi một thư ký gọi điện cho sếp của cô ta. Người gọi đã hỏi một số thông tin từ hồ sơ của khách hàng mà thư ký đã háo hức cung cấp cho người gọi, và nghĩ cô ấy đang tiết kiệm cho ông chủ một thời gian. Không cần phải nói, điều này dẫn đến hậu quả thảm khốc. Vì vậy, đừng cố gắng “quá hữu ích” trong tình huống như vậy vì liệu người gọi có biết hay không, bạn không có kinh nghiệm của ông chủ để đánh giá những thông tin nào có thể được tiết lộ và cho ai. Nó là hoàn toàn tốt để  giúp đỡ cho ông chủ của bạn, nhưng điều này nên được ‘cung cấp’ cho ông chủ của bạn, và không chỉ ‘giả sử’ rằng nó là bảo đảm.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ nghe nói rằng ‘sự tò mò giết chết con mèo’. Bản chất con người là tò mò, và tò mò không phải là điều xấu. Nhưng với tư cách là thư ký, có một ranh giới rõ ràng giữa việc tò mò và quá hào hứng mà bạn muốn nói với mọi người về nó, hoặc là bên trong văn phòng hay bên ngoài. Đừng. Thậm chí không tiết lộ bất cứ điều gì bạn làm với chủ nhân của bạn gần nhất và thân yêu nhất, và điều này cũng áp dụng cho các chuyển động của ông chủ và cuộc sống cá nhân của bạn, cho dù bạn rất thú vị hay thú vị về nó.

Tính trung thực và liêm khiết

Sự thành thật và trung thực đi đôi với nhau. Bạn không thể thành thật nếu bạn không có sự toàn vẹn cá nhân, và một người không trung thực không có tính toàn vẹn. Mọi người đều nghĩ rằng họ thành thật trong nghĩa rộng của từ, tuy nhiên lấy ngay cả một cái kẹp giấy hoặc một con tem bưu chính từ văn phòng mà không có sự cho phép chính thức thực sự là ăn cắp. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng chủ nhân của bạn có thể đủ khả năng và sẽ không bỏ lỡ nó, nó là chủ nhân đã trả tiền cho nó chứ không phải bạn, vì vậy nó là tài sản của họ chứ không phải của bạn. Tương tự như vậy, thực hiện các cuộc điện thoại cá nhân và có cuộc trò chuyện điện thoại cá nhân hoặc điện thoại di động hoặc tin nhắn văn bản trên cơ sở của chủ lao động trong những giờ mà bạn được trả lương làm việc là hành vi trộm cắp thời gian của chủ lao động.