Thẻ: chương trình đào tạo

Các chương trình đào tạo thư ký văn phòng, thường được gọi là các chương trình công nghệ văn phòng, cung cấp  các môn học về đánh máy, xử lý văn bản và phần mềm bảng tính. Họ cũng dạy các phép xã giao để giao dịch trực tiếp với khách hàng, qua e-mail và qua điện thoại.

Thông tin cần thiết

Có các chương trình đào tạo thư ký văn phòng; tuy nhiên, người sử dụng lao động thường không yêu cầu người nộp đơn phải được đào tạo như vậy. Các khóa dạy nghề có thể hữu ích, và các chương trình chứng chỉ thường kéo dài vài tháng, cung cấp kiến thức nền tảng về văn thư cho các thư ký văn phòng tiềm năng. Các kỹ năng về kỹ thuật, nếu có nhu cầu cũng có thể học thêm hoặc nâng cao kiến thức thông qua các khoá đào tạo thư ký cụ thể hoặc thông qua các lớp học riêng lẻ tại các trường cao đẳng cộng đồng. Các khóa đào tạo và hỗ trợ về kỹ thuật bổ sung có thể có sẵn trên mạng.

Việc có bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng GED, có kinh nghiệm trong công việc thư ký hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng, kỹ năng giao tiếp tốt và kiến ​​thức cơ bản về các công cụ soạn thảo văn bản và trình bày khác nhau là những điều kiện tiên quyết phổ biến. Một đến năm năm kinh nghiệm cũng được đánh giá cao; và các kỹ năng ngoại ngữ thường được ưu tiên hoặc được yêu cầu.

Đào tạo cho thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng được yêu cầu phải am hiểu về Microsoft Word và Excel và có thể cần phải biết cách sử dụng PowerPoint. Đào tạo tại chỗ chỉ kéo dài trong vài tuần, mặc dù trong các lĩnh vực chuyên sâu hơn có thể cần nhiều tháng đào tạo để ứng viên hiểu một cách sâu sắc nhất về công nghệ và các thuật ngữ mà một thư ký cần phải phải nắm rõ. Ngoài ra, thư ký văn phòng thường phải có tốc độ đánh máy 40 từ mỗi phút.  Những ứng viên có thể nói song ngữ thì thường được ưa thích hơn, nếu không bắt buộc, ở trong một số lĩnh vực nhất định.

Thông tin việc làm và thông tin lương

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc cho thư ký và trợ lý hành chính dự kiến ​​sẽ tăng trưởng 3% từ năm 2014 đến năm 2024, nhưng sẽ thay đổi theo từng lĩnh vực công việc cụ thể. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ cũng cho thấy rằng mức lương trung bình hàng năm cho các nhân viên này là 33.910 đô la vào tháng 5 năm 2015.

Giáo dục thường xuyên

Các thư ký văn phòng nếu muốn được nổi bật, họ có thể lấy các chứng chỉ tình nguyện do Hiệp hội Các chuyên gia Hành chính quốc tế (IAAP) cung cấp. Để đủ điều kiện cho Chứng chỉ thư ký chuyên nghiệp hoặc Chứng chỉ hành chánh chuyên nghiệp được chỉ định, ứng viên phải vượt qua kỳ thi có đến ba hoặc bốn phần và đáp ứng các yêu cầu đào tạo tối thiểu.

Hiệp hội Các chuyên gia Hành chính quốc tế (IAAP) cũng cung cấp các hội thảo về công nghiệp, kéo dài 2-4 ngày. Các nhân viên văn phòng có thể nghe các diễn giả khách mời và tham gia các sự kiện liên quan. Các nhân viên văn phòng có chứng nhận tham gia các chương trình này sẽ có được thẻ đào tạo thường xuyên để duy trì chứng chỉ IAAP của họ.

Mặc dù không có đào tạo chính thức, nhưng các chương trình đào tạo này có thể trang bị cho những người mà quan tâm đến việc trở thành các thư ký văn phòng bằng cách đào tạo các kỹ năng kỹ thuật cần thiết