Trách nhiệm của một thư ký

Nếu bạn là người có tính tổ chức cao và mong muốn có được cơ hội để tham gia điều hành trôi chảy một tổ chức, thì việc làm thư ký hoặc một quản trị viên sẽ phù hợp với bạn.

Một thư ký hoặc quản trị viên cung cấp cả 2 mặt hỗ trợ văn thư và hành chính cho các chuyên gia, hoặc là một phần của một nhóm hoặc cá nhân. Họ tham gia vào việc điều phối và thực hiện các thủ tục văn phòng và thường có trách nhiệm đối với các dự án và nhiệm vụ cụ thể. Trong một số trường hợp, họ có thể giám sát và quản lý công việc của các nhân viên cấp cao.

Vai trò này rất khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô của doanh nghiệp sử dụng lao động và tuỳ mức độ trách nhiệm. Hầu hết các công việc liên quan đến cả giao tiếp bằng văn bản và miệng, xử lý văn bản và đánh máy, và đòi hỏi những kỹ năng liên quan như CNTT, kỹ năng tổ chức và trình bày, cũng như khả năng đa nhiệm và làm việc tốt dưới áp lực. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như trong công việc thư ký về pháp lý, kiến ​​thức chuyên môn hoặc bằng cấp có thể được yêu cầu.

Vai trò này có thể trùng lặp với vai trò của một trợ lý cá nhân.

Trách nhiệm

Là thư ký / quản trị viên, bạn cần phải:

  • Sử dụng một gói xử lý văn bản như Microsoft Word
  • Thu âm và lưu giữ bản sao
  • Viết thư
  • Giải quyết yêu cầu điện thoại và email, sử dụng hệ thống email (ví dụ: Outlook)
  • Photocopy và in các tài liệu khác nhau, đôi khi thay mặt cho các đồng nghiệp khác
  • Tổ chức và lưu trữ các giấy tờ, tài liệu và thông tin trên máy tính
  • Tạo và duy trì các hồ sơ và các hệ thống văn phòng khác
  • Ghi lại nhật ký, sổ sách và sắp xếp cuộc hẹn
  • Lập kế hoạch và tham dự các cuộc họp, lập chương trình nghị sự và lập biên bản – viết tắt có thể được yêu cầu.
  • Đặt phòng họp và phòng hội nghị
  • Liên lạc với các nhân viên ở các phòng ban khác và có liên hệ với bên ngoài
  • Đặt hàng và duy trì văn phòng phẩm và thiết bị
  • Tổ chức, sắp sếp đi lại và chỗ ở cho nhân viên và các khách bên ngoài khác.

Tùy thuộc vào lĩnh vực và công ty, bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:

  • Sử dụng nhiều gói phần mềm (bao gồm cả Excel, Access và Powerpoint) để quản lý dữ liệu và để soạn các tài liệu và các bài thuyết trình.
  • Sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) để duy trì và cập nhật các trang web và cơ sở dữ liệu nội bộ
  • Quản lý và duy trì ngân sách; thực hiện lập hoá đơn
  • Sắp xếp và phân phối các bài gửi đến, tổ chức và gửi đi những thư cần gửi (có thể liên quan đến việc sử dụng một máy in dấu tem)
  • Tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên cấp dưới và ủy thác công việc theo yêu cầu
  • Thao tác dữ liệu thống kê
  • Sắp xếp các sự kiện nội bộ và bên ngoài
  • Sắp xếp việc đào tạo cho nhân viên.

 

 

Tính bảo mật, trung thực và liêm khiết của một thư ký

Tính bảo mật và đặc quyền

Bảo mật là phẩm chất chính được mong đợi của một thư ký tốt. Trong quá trình làm việc của một thư ký, thư ký chắc chắn sẽ quản lý một loạt các thông tin được tư nhân và đặc quyền cho người sử dụng lao động và khách hàng của chủ lao động. Sếp của bạn cần có thể tin tưởng rằng công việc mà anh ấy mang lại cho bạn được đối xử và thực hiện với sự tự tin tối đa, vì nếu không có niềm tin của bạn, ông chủ của bạn sẽ mất lòng tin vào bạn, bất kể kỹ năng đánh máy tuyệt vời như thế nào. Phải mất nhiều năm kinh nghiệm làm việc với tư cách là thư ký với mỗi chủ nhân để có thể phân biệt được những gì là bí mật và những gì không phải, và trên thực tế bạn không bao giờ thực sự có thể chắc chắn về điều này. Thậm chí cái gì đó dường như là không quan trọng và phổ biến kiến ​​thức của bạn có thể không thực sự là như vậy, việc tiết lộ có thể tạo ra một thảm họa với kết quả khờ dại, không chỉ cho người sử dụng lao động của bạn và kinh doanh của chủ lao động mà còn cho chính mình. Vì vậy, coi tất cả các tài liệu là bí mật và trong sự tự tin chặt chẽ nhất.

Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi đã gặp các thư ký cực kỳ hiệu quả, những người rất háo hức muốn làm và rất có khả năng để họ đi xa hơn. Tôi nhớ lại một lần đặc biệt là khi một thư ký gọi điện cho sếp của cô ta. Người gọi đã hỏi một số thông tin từ hồ sơ của khách hàng mà thư ký đã háo hức cung cấp cho người gọi, và nghĩ cô ấy đang tiết kiệm cho ông chủ một thời gian. Không cần phải nói, điều này dẫn đến hậu quả thảm khốc. Vì vậy, đừng cố gắng “quá hữu ích” trong tình huống như vậy vì liệu người gọi có biết hay không, bạn không có kinh nghiệm của ông chủ để đánh giá những thông tin nào có thể được tiết lộ và cho ai. Nó là hoàn toàn tốt để  giúp đỡ cho ông chủ của bạn, nhưng điều này nên được ‘cung cấp’ cho ông chủ của bạn, và không chỉ ‘giả sử’ rằng nó là bảo đảm.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ nghe nói rằng ‘sự tò mò giết chết con mèo’. Bản chất con người là tò mò, và tò mò không phải là điều xấu. Nhưng với tư cách là thư ký, có một ranh giới rõ ràng giữa việc tò mò và quá hào hứng mà bạn muốn nói với mọi người về nó, hoặc là bên trong văn phòng hay bên ngoài. Đừng. Thậm chí không tiết lộ bất cứ điều gì bạn làm với chủ nhân của bạn gần nhất và thân yêu nhất, và điều này cũng áp dụng cho các chuyển động của ông chủ và cuộc sống cá nhân của bạn, cho dù bạn rất thú vị hay thú vị về nó.

Tính trung thực và liêm khiết

Sự thành thật và trung thực đi đôi với nhau. Bạn không thể thành thật nếu bạn không có sự toàn vẹn cá nhân, và một người không trung thực không có tính toàn vẹn. Mọi người đều nghĩ rằng họ thành thật trong nghĩa rộng của từ, tuy nhiên lấy ngay cả một cái kẹp giấy hoặc một con tem bưu chính từ văn phòng mà không có sự cho phép chính thức thực sự là ăn cắp. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng chủ nhân của bạn có thể đủ khả năng và sẽ không bỏ lỡ nó, nó là chủ nhân đã trả tiền cho nó chứ không phải bạn, vì vậy nó là tài sản của họ chứ không phải của bạn. Tương tự như vậy, thực hiện các cuộc điện thoại cá nhân và có cuộc trò chuyện điện thoại cá nhân hoặc điện thoại di động hoặc tin nhắn văn bản trên cơ sở của chủ lao động trong những giờ mà bạn được trả lương làm việc là hành vi trộm cắp thời gian của chủ lao động.