Công việc làm của thư ký

Thư ký thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính và văn thư. Mục tiêu của tất cả các hoạt động của họ là giúp đỡ người sử dụng lao động của họ trong việc thực hiện công việc của họ và giúp các công ty của họ tiến hành kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Công việc của thư ký bao gồm việc xử lý và chuyển thông tin cho nhân viên văn phòng và các tổ chức khác. Họ vận hành máy văn phòng và sắp xếp để sửa chữa hoặc phục vụ. Những máy này bao gồm máy tính, máy đánh chữ, máy ghi âm, máy photocopy, bảng tổng đài và máy fax. Các thư ký cũng yêu cầu hỗ trợ văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như trả lời điện thoại, sắp xếp thư, quản lý các tập tin, đọc và biên soạn và viết thư.

Tìm việc làm thư ký tại các website online hiệu quả:

Tuyển dụng, tìm việc làm Hành chính, Thư ký văn phòng – CareerLink.vn

Việc làm trợ lý, thư ký – timviec365.vn

Một số văn phòng có trung tâm xử lý văn bản xử lý tất cả việc đánh máy của công ty. Trong tình huống như vậy, thư ký hành chính sẽ đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ thư ký ngoại trừ việc gõ và viết. Sự sắp xếp này cho phép họ trả lời thư từ, lập báo cáo, nghiên cứu và trình bày kết quả cho người sử dụng lao động, và nếu không họ sẽ giúp đỡ các nhân viên chuyên nghiệp. Thường thì những thư ký này hoạt động theo nhóm từ ba đến bốn để họ có thể giúp đỡ lẫn nhau nếu một thư ký có khối lượng công việc nặng hơn bình thường.

Trong nhiều văn phòng, thư ký sắp xếp các cuộc hẹn cho các giám đốc điều hành công ty và theo dõi kế hoạch của văn phòng. Họ sắp xếp việc đi lại cho nhân viên chuyên nghiệp hoặc cho khách hàng, và thỉnh thoảng được yêu cầu đi cùng với nhân viên trong các chuyến đi công tác. Các thư ký khác có thể quản lý văn phòng trong khi người giám sát của họ đi nghỉ mát hoặc đi công tác.

Thư ký lập biên bản tại các cuộc họp, viết báo cáo, soạn và viết thư. Họ thường sẽ tìm thấy trách nhiệm của họ đang phát triển khi họ học kinh doanh. Một số chịu trách nhiệm tìm kiếm các diễn giả cho các hội nghị, kế hoạch tiếp tân, và sắp xếp các chương trình quan hệ công chúng. Một số viết bản sao cho các tài liệu quảng cáo hoặc các bài báo trước khi sắp xếp để có chúng in hoặc vi phim, hoặc họ có thể sử dụng phần mềm xuất bản để tạo ra các văn bản giấy tờ mình. Họ chào đón khách hàng và hướng dẫn họ đến các văn phòng phù hợp, và thường xuyên giám sát và đào tạo các nhân viên khác và các thư ký mới, đặc biệt là trong việc sử dụng các chương trình phần mềm máy tính.

Một số thư ký thực hiện công việc rất chuyên biệt. Thư ký pháp luật chuẩn bị các giấy tờ pháp lý bao gồm di chúc, hợp đồng, hành động, khiếu nại, và triệu tập. Họ làm việc dưới sự giám sát trực tiếp của một luật sư hay trợ lý. Họ hỗ trợ nghiên cứu pháp lý bằng cách rà soát các tạp chí pháp lý và tổ chức tóm tắt cho nhà tuyển dụng của họ. Họ phải học một từ vựng chuyên ngành toàn bộ được sử dụng trong các giấy tờ và văn bản pháp luật.

Thư ký y tế lấy lịch sử y tế của bệnh nhân; hẹn gặp; chuẩn bị và gửi hoá đơn cho bệnh nhân; theo dõi và thu thập hóa đơn; thanh toán hóa đơn bảo hiểm; duy trì các hồ sơ y tế; và theo đuổi sự tương ứng với bệnh nhân, bệnh viện và hiệp hội. Họ trợ giúp các bác sĩ hoặc các nhà khoa học y khoa với các bài viết, báo cáo, bài phát biểu, và các thủ tục hội nghị. Một số thư ký y tế có trách nhiệm đặt mua các vật dụng y tế. Họ cũng cần phải học toàn bộ từ vựng chuyên ngành về thuật ngữ y khoa và làm quen với các quy trình phòng thí nghiệm hoặc bệnh viện.

Các thư ký kỹ thuật làm việc cho các kỹ sư và nhà khoa học chuẩn bị các báo cáo và các giấy tờ thường bao gồm đồ họa và phương trình toán học rất khó định dạng trên giấy. Thư ký duy trì một thư viện kỹ thuật và giúp đỡ các bài báo khoa học bằng cách thu thập và biên tập tài liệu.

Thư ký xã hội, thường được gọi là thư ký cá nhân, sắp xếp tất cả hoạt động xã hội của chủ lao động. Họ xử lý các vấn đề xã hội tư nhân cũng như kinh doanh và có thể lên kế hoạch cho các bên, gửi lời mời hoặc viết bài phát biểu cho chủ nhân của họ. Thư ký xã hội thường được những người nổi tiếng hoặc những nhà điều hành cấp cao thuê những người có lịch làm việc bận rộn để duy trì.

Nhiều hiệp hội, câu lạc bộ, và các tổ chức phi lợi nhuận có thư ký thành viên biên soạn và gửi bản tin hoặc tài liệu quảng cáo trong khi vẫn duy trì danh sách thành viên, hồ sơ tài liệu và thư mục. Tùy vào loại câu lạc bộ, thư ký có thể là người đưa ra thông tin cho các thành viên tương lai và giữ thành viên hiện tại và các tổ chức liên quan thông báo về các sự kiện sắp tới.

Thư ký giáo dục làm việc ở các trường tiểu học hoặc trung học hoặc tại các trường đại học. Họ đảm nhận tất cả các nhiệm vụ văn thư tại trường. Trách nhiệm của họ có thể bao gồm chuẩn bị bản tin và báo cáo cho giáo viên, phụ huynh hoặc học sinh, theo dõi ngân sách cho đồ dùng trường học hoặc sinh hoạt học sinh, và giữ lịch các sự kiện của nhà trường. Tùy theo vị trí, họ có thể làm việc cho các quản trị viên trường, hiệu trưởng, hoặc nhóm giáo viên hoặc giáo sư. Các thư ký giáo dục khác làm việc trong các văn phòng hành chính, các cơ quan giáo dục nhỏ, hoặc các phòng dịch vụ.

Thư ký là gì?

Thư ký là người quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một loạt các doanh nghiệp và tổ chức. Thư ký sẽ phải lên lịch hẹn ; quản lý các tập tin, dữ liệu, và thư từ; và làm sổ sách kế toán cơ bản. Bạn cũng sẽ thực hiện các công việc khác cần thiết để hỗ trợ công việc của cấp trên và nhân viên. Thư ký cần phải được tổ chức tốt và có kỹ năng giao tiếp tốt, cũng như một số kỹ năng về máy tính.

 Nhiệm vụ của Thư ký là gì?

Thư ký thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư và hành chính cần thiết để điều hành một tổ chức hiệu quả. Nhiệm vụ thư ký sẽ khác nhau tùy theo chức vụ cụ thể của bạn. Ví dụ, với tư cách là thư ký điều hành, bạn chỉ cần làm vài nhiệm vụ văn thư và thay vào đó tập trung hỗ trợ các giám đốc cấp cao, giám sát nhân viên văn phòng, tiến hành nghiên cứu và sắp xếp các cuộc họp. Nếu bạn là thư ký về y tế, bạn sẽ phải tạo ra sổ sách y tế cho bệnh nhân và sao chép các báo cáo y khoa. Nếu là một thư ký pháp lý, bạn nên chuẩn bị các tài liệu pháp lý như giấy đòi hầu tòa và các bản đề nghị.

Nói chung, thư ký tổ chức các giấy tờ và các hồ sơ điện tử, quản lý dự án, thu xếp cuộc họp, nghiên cứu và giao tiếp qua điện thoại, thư và e-mail. Bạn có thể chịu trách nhiệm tạo ra bảng tính, phát triển các bài thuyết trình hoặc báo cáo, soạn thư tín và quản lý cơ sở dữ liệu. Các nhiệm vụ khác có thể bao gồm việc mua sắm vật tư, quản lý kho hàng, chào đón du khách và xử lý việc sắp xếp chuyến đi.

 

Triển vọng nghề nghiệp là gì?

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc thư ký dự kiến ​​sẽ tăng trưởng 3% giữa năm 2014 và năm 2024, tương tự như tăng trưởng trong các ngành nghề khác. Sự tăng trưởng này có thể làm cho nhân viên nghỉ việc ở ngành nghề này hoặc chuyển từ lĩnh vực hoặc chuyển sang các vị trí chuyên nghiệp khác.

Các công nghệ mới và tự động hóa cho phép các thư ký hoàn thành một khối lượng lớn các công việc, có thể làm thay đổi cách làm việc trong nhiều môi trường văn phòng. Các công ty nhỏ hơn có thể thuê ngoài các nhiệm vụ thư ký và hành chính cho các trợ lý ảo; tuy nhiên, các thư ký nội bộ vẫn được trông đợi sẽ được coi là thành viên thiết yếu của nhóm vì họ có kỹ năng giao tiếp và có thể giao dịch với khách hàng và nhân viên. Để cải thiện triển vọng nghề nghiệp của bạn, bạn phải thành thạo trong các ứng dụng phần mềm, đạt được kinh nghiệm thực tế và trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn.

 Tôi có thể yêu cầu gì về Giáo dục?

Bằng tốt nghiệp trung học được coi là yêu cầu tối thiểu đối với thư ký, nhưng bạn có thể muốn xem xét tham gia vào một chương trình đào tạo chính thức. Hầu hết các tổ chức đều muốn thuê nhân viên đã hoàn thành các chương trình quản trị văn phòng từ 1 đến 2 năm tại các trường dạy nghề hoặc các trường cao đẳng cộng đồng. Các chương trình này thường đem lại chứng chỉ hoặc bằng liên kết. Bạn có thể nhận được hướng dẫn trong các lĩnh vực như sổ sách kế toán, ứng dụng Windows, Word, Excel, thủ tục hành chính văn phòng và thông tin bằng văn bản. Tuy nhiên, đối với một số chuyên gia về thư ký, chẳng hạn như y tế hoặc pháp lý, bạn có thể cần phải hoàn thành một chương trình đào tạo chuyên biệt hơn.

Nếu bạn không hoàn thành một chương trình đào tạo chính thức, doanh nghiệp có thể cung cấp các khóa đào tạo tại chỗ. Một số cơ quan việc làm tạm thời cũng có thể đào tạo. Sau khi đào tạo, bạn có thể nộp đơn xin chứng nhận thông qua Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế, hoặc, nếu bạn là một thư ký pháp lý, Hiệp hội các Thư ký Pháp lý Quốc gia (NALS), Inc Tổ chức chứng nhận có thể cung cấp các cấp chứng nhận khác nhau, bằng cách đi kiểm tra và đáp ứng các yêu cầu khác.

Các chương trình đào tạo thư ký văn phòng và các yêu cầu

Các chương trình đào tạo thư ký văn phòng, thường được gọi là các chương trình công nghệ văn phòng, cung cấp  các môn học về đánh máy, xử lý văn bản và phần mềm bảng tính. Họ cũng dạy các phép xã giao để giao dịch trực tiếp với khách hàng, qua e-mail và qua điện thoại.

Thông tin cần thiết

Có các chương trình đào tạo thư ký văn phòng; tuy nhiên, người sử dụng lao động thường không yêu cầu người nộp đơn phải được đào tạo như vậy. Các khóa dạy nghề có thể hữu ích, và các chương trình chứng chỉ thường kéo dài vài tháng, cung cấp kiến thức nền tảng về văn thư cho các thư ký văn phòng tiềm năng. Các kỹ năng về kỹ thuật, nếu có nhu cầu cũng có thể học thêm hoặc nâng cao kiến thức thông qua các khoá đào tạo thư ký cụ thể hoặc thông qua các lớp học riêng lẻ tại các trường cao đẳng cộng đồng. Các khóa đào tạo và hỗ trợ về kỹ thuật bổ sung có thể có sẵn trên mạng.

Việc có bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng GED, có kinh nghiệm trong công việc thư ký hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng, kỹ năng giao tiếp tốt và kiến ​​thức cơ bản về các công cụ soạn thảo văn bản và trình bày khác nhau là những điều kiện tiên quyết phổ biến. Một đến năm năm kinh nghiệm cũng được đánh giá cao; và các kỹ năng ngoại ngữ thường được ưu tiên hoặc được yêu cầu.

Đào tạo cho thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng được yêu cầu phải am hiểu về Microsoft Word và Excel và có thể cần phải biết cách sử dụng PowerPoint. Đào tạo tại chỗ chỉ kéo dài trong vài tuần, mặc dù trong các lĩnh vực chuyên sâu hơn có thể cần nhiều tháng đào tạo để ứng viên hiểu một cách sâu sắc nhất về công nghệ và các thuật ngữ mà một thư ký cần phải phải nắm rõ. Ngoài ra, thư ký văn phòng thường phải có tốc độ đánh máy 40 từ mỗi phút.  Những ứng viên có thể nói song ngữ thì thường được ưa thích hơn, nếu không bắt buộc, ở trong một số lĩnh vực nhất định.

Thông tin việc làm và thông tin lương

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc cho thư ký và trợ lý hành chính dự kiến ​​sẽ tăng trưởng 3% từ năm 2014 đến năm 2024, nhưng sẽ thay đổi theo từng lĩnh vực công việc cụ thể. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ cũng cho thấy rằng mức lương trung bình hàng năm cho các nhân viên này là 33.910 đô la vào tháng 5 năm 2015.

Giáo dục thường xuyên

Các thư ký văn phòng nếu muốn được nổi bật, họ có thể lấy các chứng chỉ tình nguyện do Hiệp hội Các chuyên gia Hành chính quốc tế (IAAP) cung cấp. Để đủ điều kiện cho Chứng chỉ thư ký chuyên nghiệp hoặc Chứng chỉ hành chánh chuyên nghiệp được chỉ định, ứng viên phải vượt qua kỳ thi có đến ba hoặc bốn phần và đáp ứng các yêu cầu đào tạo tối thiểu.

Hiệp hội Các chuyên gia Hành chính quốc tế (IAAP) cũng cung cấp các hội thảo về công nghiệp, kéo dài 2-4 ngày. Các nhân viên văn phòng có thể nghe các diễn giả khách mời và tham gia các sự kiện liên quan. Các nhân viên văn phòng có chứng nhận tham gia các chương trình này sẽ có được thẻ đào tạo thường xuyên để duy trì chứng chỉ IAAP của họ.

Mặc dù không có đào tạo chính thức, nhưng các chương trình đào tạo này có thể trang bị cho những người mà quan tâm đến việc trở thành các thư ký văn phòng bằng cách đào tạo các kỹ năng kỹ thuật cần thiết

Thư ký trường trung học

Giống như trường tiểu học của họ, thư ký trường trung học thực hiện một loạt các nhiệm vụ đa dạng dưới áp lực của thời gian. Việc làm khác nhau tùy thuộc vào quy mô của trường, nhưng nói chung thư ký trường trung học:

  • Cung cấp hỗ trợ văn thư và hành chính cho hiệu trưởng, phó hiệu trưởng; hỗ trợ nhân viên giảng dạy làm chỉ thị chính sách
  • Đảm bảo rằng trường hoạt động một cách nhất quán mỗi ngày
  • Làm đầu mối liên lạc giữa cộng đồng, nhà trường và các bên liên quan bên trong và bên ngoài
  • Phối hợp các tài liệu thích hợp để truyền thông giữa các trường học và với văn phòng khu học chánh
  • Duy trì và giám sát tất cả các hồ sơ lưu giữ cho sinh viên và nhân viên
  • Tuân thủ các giao thức bảo mật chặt chẽ của học sinh và nhân viên trong mọi trường hợp
  • Hoạt động như điểm tiếp xúc đầu tiên đối với người gọi, tin nhắn chuyển tiếp, và chuyển cuộc gọi khi thích hợp
  • Sắp xếp các hội nghị, cuộc họp, và đặt chỗ du lịch cho nhân viên hành chính bằng cách sử dụng tài nguyên của trường và sắp xếp ngoài trường
  • Hoàn thành các mẫu đơn theo thủ tục của trường và khu học chánh, sau khi có luật về giáo dục
  • Soạn, gõ và phân phát nhân viên và biên bản cuộc họp của bộ phận, thư từ thường lệ
  • Tạo và phân phối báo cáo nếu thích hợp
  • Xử lý các thắc mắc của du khách và hướng họ tới người thích hợp theo nhu cầu của họ
  • Xác định vị trí và đính kèm tệp tin phù hợp với thư đến yêu cầu trả lời.
  • Phân phát bản tin và các thông tin khác một cách tiết kiệm và thời gian nhạy cảm
  • Duy trì lịch trình tổng thể và lịch sự kiện; tham khảo chéo với thời hạn của huyện và cơ sở sẵn có
  • Sao chụp thư từ và các tài liệu in khác.
  • Mở, đọc, định tuyến, và phân phối thư đến và các tài liệu khác, và chuẩn bị các câu trả lời cho các thư thông thường.
  • Thiết lập và duy trì giấy tờ và các hệ thống nộp đơn điện tử cho hồ sơ, thư tín và các tài liệu khác.
  • Thu và giải ngân từ tài khoản tiền mặt; giữ hồ sơ chính xác về các khoản thu và giải ngân
  • Ghi lại sự vắng mặt và vắng mặt; thực hiện các cuộc gọi điện thoại nếu thích hợp
  • Thiết lập quy trình làm việc và lịch trình, và quản lý luồng công việc của các nhân viên văn thư khác
  • Kiểm tra, vận hành, quảng cáo và khắc phục các công nghệ văn phòng mới khi chúng được phát triển và triển khai
  • Quản lý các dự án từ quan điểm văn thư, và đóng góp vào ủy ban và làm việc nhóm.
  • Đảm bảo thực hành tốt nhất cho email và điều phối luồng thông tin cả trong nội bộ lẫn với các tổ chức khác.
  • Đặt hàng, theo dõi và phân phối các vật tư
  • Chuẩn bị và gửi séc kiểm tra và tài khoản phải nộp hồ sơ lưu trữ
  • Đánh giá công việc do người khác thực hiện đảm bảo rằng các chính sách định dạng và nội dung trường học được tuân thủ; sửa lại khi cần thiết Chuẩn bị và lưu hành các tài liệu chương trình giảng dạy
  • Điều chỉnh tài khoản
  • Có khả năng duy trì hồ sơ với độ chính xác cao
  • Có khả năng làm việc theo nhóm
  • Có khả năng chỉ đạo một đội với cơ sở và lịch sự
  • Có khả năng làm việc thường xuyên bị gián đoạn
  • Vận hành các thiết bị văn phòng như máy fax, máy photocopy, và hệ thống điện thoại; và sử dụng máy tính cho bảng tính, xử lý văn bản, quản lý cơ sở dữ liệu và các ứng dụng khác.

 

Tính chuyên nghiệp, kiến thức, kỹ năng và óc hài hước cần có của một thư ký

Tính chuyên nghiệp
Một thư ký tốt sẽ thể hiện bản thân và hành xử một cách chuyên nghiệp với một thái độ tốt. Có rất nhiều sách cho bạn biết làm thế nào để “ăn mặc thành công” và kiểm soát ngôn ngữ cơ thể của bạn, nhưng giữ các đặc điểm cá nhân của bạn chỉ là một phần của câu chuyện trong việc quản lý hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Không có cách nào xung quanh thực tế là mọi người đánh giá bạn bằng vẻ bề ngoài cá nhân của bạn, vì vậy một cái nhìn chải chuốt sẽ cho thấy bạn quan tâm đến bản thân bạn như một người và do đó có khả năng quan tâm đến người khác. Một chút chú ý đến cách bạn nhìn nhận lâu dài để thể hiện chuyên nghiệp của bạn. Mọi người liên tục quan sát hành vi của bạn và hình thành các lý thuyết về năng lực, nhân cách và cam kết của bạn, vì vậy hãy hiện diện và thực hiện theo cách tôn trọng thích hợp với tổ chức mà bạn phục vụ và thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ các chuyên gia khác.

Kiến thức và kỹ năng

Trong Desiderata nó nói, “Hãy quan tâm đến sự nghiệp của riêng bạn, tuy nhiên khiêm tốn; nó là một sở hữu thực sự trong vận may thay đổi của thời gian. Và bây giờ điều này không bao giờ quan trọng hơn bao giờ hết, như thời điểm họ thay đổi – và cực kỳ nhanh chóng trong thời đại ngày nay. Vì vậy, tiếp tục tích lũy kiến ​​thức và có được những kỹ năng mới, đặc biệt là về công nghệ, vì điều này có thể nâng cao chất lượng công việc của bạn, và tin tưởng vào tôi, tập luyện trí não cũng sẽ giúp bạn giữ trẻ, và chuẩn bị cho bất kỳ “công việc thú vị hơn” trong tương lai của bạn như quảng cáo, thúc đẩy sự nghiệp của bạn hoặc thậm chí thay đổi trong con đường sự nghiệp.

Óc hài hước
Phát triển tính hài hước rất quan trọng trong đời sống làm việc. Bạn không cần phải là một chú hề mà là một sự hài hước có thể giúp bạn đối phó với những lời chỉ trích và những người khó khăn và để xử lý những sai lầm một cách thanh nhã mà không làm người khác phải chùn bước khi mọi thứ trở nên căng thẳng. Nó là chuyên nghiệp để có thể có những lời chỉ trích một cách nhẹ nhàng để giảm bớt các cuộc tấn công cá nhân.

Một cuộc khảo sát cho thấy trong số 737 giám đốc điều hành khảo sát, 98 phần trăm ưa thích ứng viên có cảm giác hài hước hơn những người không có. Một cuộc khảo sát khác cho thấy 84% các giám đốc điều hành cho rằng nhân viên có cảm giác hài hước làm việc tốt hơn so với những người có ít hoặc không có cảm giác hài hước. Một nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những người có niềm vui trong công việc sáng tạo hơn, có năng suất hơn, có những người ra quyết định tốt hơn và hòa đồng tốt hơn với các đồng nghiệp, và cũng ít vắng mặt, muộn và ngày ốm hơn những người không có vui vẻ.

Làm việc cùng nhau như một nhóm cũng có thể vui vẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, vui vẻ và hài hước ở nơi làm việc phải phù hợp và không gây xúc phạm cho người khác, nhưng khuyến khích mọi người nhìn thấy sự vô lý của một tình huống và cũng là một công cụ hữu ích để giúp mọi người làm tốt lên và không làm mọi việc nghiêm túc và nếu được sử dụng hợp lý có thể làm giảm đáng kể cường độ xung đột hoặc thậm chí những điều cản trở trong công việc.

 

 

Tính bảo mật, trung thực và liêm khiết của một thư ký

Tính bảo mật và đặc quyền

Bảo mật là phẩm chất chính được mong đợi của một thư ký tốt. Trong quá trình làm việc của một thư ký, thư ký chắc chắn sẽ quản lý một loạt các thông tin được tư nhân và đặc quyền cho người sử dụng lao động và khách hàng của chủ lao động. Sếp của bạn cần có thể tin tưởng rằng công việc mà anh ấy mang lại cho bạn được đối xử và thực hiện với sự tự tin tối đa, vì nếu không có niềm tin của bạn, ông chủ của bạn sẽ mất lòng tin vào bạn, bất kể kỹ năng đánh máy tuyệt vời như thế nào. Phải mất nhiều năm kinh nghiệm làm việc với tư cách là thư ký với mỗi chủ nhân để có thể phân biệt được những gì là bí mật và những gì không phải, và trên thực tế bạn không bao giờ thực sự có thể chắc chắn về điều này. Thậm chí cái gì đó dường như là không quan trọng và phổ biến kiến ​​thức của bạn có thể không thực sự là như vậy, việc tiết lộ có thể tạo ra một thảm họa với kết quả khờ dại, không chỉ cho người sử dụng lao động của bạn và kinh doanh của chủ lao động mà còn cho chính mình. Vì vậy, coi tất cả các tài liệu là bí mật và trong sự tự tin chặt chẽ nhất.

Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi đã gặp các thư ký cực kỳ hiệu quả, những người rất háo hức muốn làm và rất có khả năng để họ đi xa hơn. Tôi nhớ lại một lần đặc biệt là khi một thư ký gọi điện cho sếp của cô ta. Người gọi đã hỏi một số thông tin từ hồ sơ của khách hàng mà thư ký đã háo hức cung cấp cho người gọi, và nghĩ cô ấy đang tiết kiệm cho ông chủ một thời gian. Không cần phải nói, điều này dẫn đến hậu quả thảm khốc. Vì vậy, đừng cố gắng “quá hữu ích” trong tình huống như vậy vì liệu người gọi có biết hay không, bạn không có kinh nghiệm của ông chủ để đánh giá những thông tin nào có thể được tiết lộ và cho ai. Nó là hoàn toàn tốt để  giúp đỡ cho ông chủ của bạn, nhưng điều này nên được ‘cung cấp’ cho ông chủ của bạn, và không chỉ ‘giả sử’ rằng nó là bảo đảm.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ nghe nói rằng ‘sự tò mò giết chết con mèo’. Bản chất con người là tò mò, và tò mò không phải là điều xấu. Nhưng với tư cách là thư ký, có một ranh giới rõ ràng giữa việc tò mò và quá hào hứng mà bạn muốn nói với mọi người về nó, hoặc là bên trong văn phòng hay bên ngoài. Đừng. Thậm chí không tiết lộ bất cứ điều gì bạn làm với chủ nhân của bạn gần nhất và thân yêu nhất, và điều này cũng áp dụng cho các chuyển động của ông chủ và cuộc sống cá nhân của bạn, cho dù bạn rất thú vị hay thú vị về nó.

Tính trung thực và liêm khiết

Sự thành thật và trung thực đi đôi với nhau. Bạn không thể thành thật nếu bạn không có sự toàn vẹn cá nhân, và một người không trung thực không có tính toàn vẹn. Mọi người đều nghĩ rằng họ thành thật trong nghĩa rộng của từ, tuy nhiên lấy ngay cả một cái kẹp giấy hoặc một con tem bưu chính từ văn phòng mà không có sự cho phép chính thức thực sự là ăn cắp. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng chủ nhân của bạn có thể đủ khả năng và sẽ không bỏ lỡ nó, nó là chủ nhân đã trả tiền cho nó chứ không phải bạn, vì vậy nó là tài sản của họ chứ không phải của bạn. Tương tự như vậy, thực hiện các cuộc điện thoại cá nhân và có cuộc trò chuyện điện thoại cá nhân hoặc điện thoại di động hoặc tin nhắn văn bản trên cơ sở của chủ lao động trong những giờ mà bạn được trả lương làm việc là hành vi trộm cắp thời gian của chủ lao động.