Các chương trình đào tạo thư ký văn phòng và các yêu cầu

Các chương trình đào tạo thư ký văn phòng, thường được gọi là các chương trình công nghệ văn phòng, cung cấp  các môn học về đánh máy, xử lý văn bản và phần mềm bảng tính. Họ cũng dạy các phép xã giao để giao dịch trực tiếp với khách hàng, qua e-mail và qua điện thoại.

Học thư ký văn phòng. Ảnh thebalancesmb.com

Thông tin cần thiết

Có các chương trình đào tạo thư ký văn phòng; tuy nhiên, người sử dụng lao động thường không yêu cầu người nộp đơn phải được đào tạo như vậy. Các khóa dạy nghề có thể hữu ích, và các chương trình chứng chỉ thường kéo dài vài tháng, cung cấp kiến thức nền tảng về văn thư cho các thư ký văn phòng tiềm năng. Các kỹ năng về kỹ thuật, nếu có nhu cầu cũng có thể học thêm hoặc nâng cao kiến thức thông qua các khoá đào tạo thư ký cụ thể hoặc thông qua các lớp học riêng lẻ tại các trường cao đẳng cộng đồng. Các khóa đào tạo và hỗ trợ về kỹ thuật bổ sung có thể có sẵn trên mạng.

Việc có bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng GED, có kinh nghiệm trong công việc thư ký hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng, kỹ năng giao tiếp tốt và kiến ​​thức cơ bản về các công cụ soạn thảo văn bản và trình bày khác nhau là những điều kiện tiên quyết phổ biến. Một đến năm năm kinh nghiệm cũng được đánh giá cao; và các kỹ năng ngoại ngữ thường được ưu tiên hoặc được yêu cầu.

Đào tạo cho thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng được yêu cầu phải am hiểu về Microsoft Word và Excel và có thể cần phải biết cách sử dụng PowerPoint. Đào tạo tại chỗ chỉ kéo dài trong vài tuần, mặc dù trong các lĩnh vực chuyên sâu hơn có thể cần nhiều tháng đào tạo để ứng viên hiểu một cách sâu sắc nhất về công nghệ và các thuật ngữ mà một thư ký cần phải phải nắm rõ. Ngoài ra, thư ký văn phòng thường phải có tốc độ đánh máy 40 từ mỗi phút.  Những ứng viên có thể nói song ngữ thì thường được ưa thích hơn, nếu không bắt buộc, ở trong một số lĩnh vực nhất định.

Thông tin việc làm và thông tin lương

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc cho thư ký và trợ lý hành chính dự kiến ​​sẽ tăng trưởng 3% từ năm 2014 đến năm 2024, nhưng sẽ thay đổi theo từng lĩnh vực công việc cụ thể. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ cũng cho thấy rằng mức lương trung bình hàng năm cho các nhân viên này là 33.910 đô la vào tháng 5 năm 2015.

Giáo dục thường xuyên

Các thư ký văn phòng nếu muốn được nổi bật, họ có thể lấy các chứng chỉ tình nguyện do Hiệp hội Các chuyên gia Hành chính quốc tế (IAAP) cung cấp. Để đủ điều kiện cho Chứng chỉ thư ký chuyên nghiệp hoặc Chứng chỉ hành chánh chuyên nghiệp được chỉ định, ứng viên phải vượt qua kỳ thi có đến ba hoặc bốn phần và đáp ứng các yêu cầu đào tạo tối thiểu.

Hiệp hội Các chuyên gia Hành chính quốc tế (IAAP) cũng cung cấp các hội thảo về công nghiệp, kéo dài 2-4 ngày. Các nhân viên văn phòng có thể nghe các diễn giả khách mời và tham gia các sự kiện liên quan. Các nhân viên văn phòng có chứng nhận tham gia các chương trình này sẽ có được thẻ đào tạo thường xuyên để duy trì chứng chỉ IAAP của họ.

Mặc dù không có đào tạo chính thức, nhưng các chương trình đào tạo này có thể trang bị cho những người mà quan tâm đến việc trở thành các thư ký văn phòng bằng cách đào tạo các kỹ năng kỹ thuật cần thiết

CÁC CHUYÊN NGÀNH THƯ KÝ

Vai trò của thư ký pháp lý đã thay đổi tương tự như thư ký tổng hợp. Thư ký pháp lý cần phải hiểu biết về máy vi tính, hiểu được các thuật ngữ và yêu cầu có kiến ​​thức chuyên ngành trong lĩnh vực pháp lý. Trước đây, kỹ năng viết tắt là một yêu cầu; ngày nay thì nó được yêu cầu ở các vị trí cấp cao hơn và thường xuyên được yêu cầu bởi các đối tác cao cấp. Ở một số công ty, các thư ký pháp lý tiến hành nghiên cứu, lập lịch trình kê khai và trả lời các câu hỏi của khách hàng.

Các ngành thư ký. Ảnh cvba.com.br

Một số yếu tố trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý sẽ ảnh hưởng đến tương lai của thư ký pháp lý:

  1. Khách hàng muốn có thêm trách nhiệm giải trình cho các khoản phí mà họ phải trả.
  2. Các công ty tự do tồn tại cung cấp mức giá chiết khấu cho các dịch vụ pháp lý, như chuẩn bị tinh thần, ly hôn không được giải quyết, và thay đổi tên. Những cá nhân này không phải là luật sư và sẽ ảnh hưởng đến lĩnh vực này.

Các công việc trong nghề luật là hoàn toàn không giống nhau, với sự khác biệt rõ rệt giữa các nhiệm vụ của một thư ký pháp lý trong văn phòng mà có một hoặc hai luật sư so với một công ty lớn sử dụng nhiều luật sư hơn. Cần có một quy định về quy tắc ứng xử riêng của các thư ký pháp lý, được nêu ra trong Quy tắc Đạo đức do Hiệp hội các Thư ký Pháp lý Quốc gia (Quốc tế) phát triển.

Mỗi thành viên phải:

Khuyến khích tôn trọng pháp luật và đảm bảo công lý.

Tuân thủ các quy tắc về thông tin đặc quyền và thông tin mật.

Đẩy mạnh và thực hiện các tiêu chuẩn cao về sự trung thành, hợp tác và lịch sự.

Thực hiện tất cả các nhiệm vụ của công việc một cách ngay thẳng và có năng lực.

Theo đuổi các yêu cầu cao hơn về sự thành công mang tính chuyên nghiệp.

Thư ký pháp lý là một trong những vị trí được đánh giá cao nhất trong lĩnh vực thư ký. Kỹ năng văn phòng xuất sắc là yếu tố cần thiết và những phẩm chất có thể làm việc tốt với các chuyên gia được đào tạo chuyên nghiệp cũng là yếu tố được nhà tuyển dụng cân nhắc.

Cơ hội việc làm thì không giới hạn đối với vị trí thư ký pháp lý, với sự lựa chọn các lĩnh vực như : luật về bằng sáng chế, luật hình sự, luật về bất động sản, luật về các hành động phi pháp, luật doanh nghiệp, luật hôn nhân, chứng thực di chúc, hoặc luật trách nhiệm bồi thường. Trong những năm gần đây, luật môi trường và luật lợi ích công chúng cũng đã xuất hiện. Và đang có xu hướng gia tăng tính chuyên môn hóa trong các công ty luật lớn sử dụng nhiều thư ký pháp lý.

Nếu bạn quan tâm đến các hoạt động đa dạng khác nhau, thì các công ty luật nhỏ, công ty tư nhân có thể phù hợp bạn. Vị trí ở đây yêu cầu hàng loạt các công việc khác nhau và đây là cơ hội tuyệt vời nhất dành cho sáng kiến riêng của từng ​​cá nhân. Ngược lại, các công ty luật lớn hoặc các phòng pháp chế của các công ty thường đưa ra các công việc được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, lợi thế của các bộ phận trong doanh nghiệp là thời gian làm việc đều đặn hơn; và điều quan trọng là trong các công ty luật, cho dù là quy mô nhỏ hay lớn đi nữa thì thông thường các thư ký pháp lý sẽ được yêu cầu làm thêm giờ.

Thư ký trường trung học

Giống như trường tiểu học của họ, thư ký trường trung học thực hiện một loạt các nhiệm vụ đa dạng dưới áp lực của thời gian. Việc làm khác nhau tùy thuộc vào quy mô của trường, nhưng nói chung thư ký trường trung học:

Thư ký trường trung học. Ảnh tdn-net.com
  • Cung cấp hỗ trợ văn thư và hành chính cho hiệu trưởng, phó hiệu trưởng; hỗ trợ nhân viên giảng dạy làm chỉ thị chính sách
  • Đảm bảo rằng trường hoạt động một cách nhất quán mỗi ngày
  • Làm đầu mối liên lạc giữa cộng đồng, nhà trường và các bên liên quan bên trong và bên ngoài
  • Phối hợp các tài liệu thích hợp để truyền thông giữa các trường học và với văn phòng khu học chánh
  • Duy trì và giám sát tất cả các hồ sơ lưu giữ cho sinh viên và nhân viên
  • Tuân thủ các giao thức bảo mật chặt chẽ của học sinh và nhân viên trong mọi trường hợp
  • Hoạt động như điểm tiếp xúc đầu tiên đối với người gọi, tin nhắn chuyển tiếp, và chuyển cuộc gọi khi thích hợp
  • Sắp xếp các hội nghị, cuộc họp, và đặt chỗ du lịch cho nhân viên hành chính bằng cách sử dụng tài nguyên của trường và sắp xếp ngoài trường
  • Hoàn thành các mẫu đơn theo thủ tục của trường và khu học chánh, sau khi có luật về giáo dục
  • Soạn, gõ và phân phát nhân viên và biên bản cuộc họp của bộ phận, thư từ thường lệ
  • Tạo và phân phối báo cáo nếu thích hợp
  • Xử lý các thắc mắc của du khách và hướng họ tới người thích hợp theo nhu cầu của họ
  • Xác định vị trí và đính kèm tệp tin phù hợp với thư đến yêu cầu trả lời.
  • Phân phát bản tin và các thông tin khác một cách tiết kiệm và thời gian nhạy cảm
  • Duy trì lịch trình tổng thể và lịch sự kiện; tham khảo chéo với thời hạn của huyện và cơ sở sẵn có
  • Sao chụp thư từ và các tài liệu in khác.
  • Mở, đọc, định tuyến, và phân phối thư đến và các tài liệu khác, và chuẩn bị các câu trả lời cho các thư thông thường.
  • Thiết lập và duy trì giấy tờ và các hệ thống nộp đơn điện tử cho hồ sơ, thư tín và các tài liệu khác.
  • Thu và giải ngân từ tài khoản tiền mặt; giữ hồ sơ chính xác về các khoản thu và giải ngân
  • Ghi lại sự vắng mặt và vắng mặt; thực hiện các cuộc gọi điện thoại nếu thích hợp
  • Thiết lập quy trình làm việc và lịch trình, và quản lý luồng công việc của các nhân viên văn thư khác
  • Kiểm tra, vận hành, quảng cáo và khắc phục các công nghệ văn phòng mới khi chúng được phát triển và triển khai
  • Quản lý các dự án từ quan điểm văn thư, và đóng góp vào ủy ban và làm việc nhóm.
  • Đảm bảo thực hành tốt nhất cho email và điều phối luồng thông tin cả trong nội bộ lẫn với các tổ chức khác.
  • Đặt hàng, theo dõi và phân phối các vật tư
  • Chuẩn bị và gửi séc kiểm tra và tài khoản phải nộp hồ sơ lưu trữ
  • Đánh giá công việc do người khác thực hiện đảm bảo rằng các chính sách định dạng và nội dung trường học được tuân thủ; sửa lại khi cần thiết Chuẩn bị và lưu hành các tài liệu chương trình giảng dạy
  • Điều chỉnh tài khoản
  • Có khả năng duy trì hồ sơ với độ chính xác cao
  • Có khả năng làm việc theo nhóm
  • Có khả năng chỉ đạo một đội với cơ sở và lịch sự
  • Có khả năng làm việc thường xuyên bị gián đoạn
  • Vận hành các thiết bị văn phòng như máy fax, máy photocopy, và hệ thống điện thoại; và sử dụng máy tính cho bảng tính, xử lý văn bản, quản lý cơ sở dữ liệu và các ứng dụng khác.

Thư ký về lĩnh vực y tế

Theo số liệu của Bộ Lao động, các ngành nghề chuyên môn và dịch vụ trong ngành dịch vụ y tế chiếm gần 60% công việc. Tỷ lệ việc làm lớn thứ hai tiếp theo là trong các công việc hỗ trợ hành chính.

Lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ đã có sự tăng trưởng chưa từng thấy. Sự gia tăng của các trung tâm y tế, phòng khám gia đình, các cơ sở chăm sóc sức khoẻ mở rộng, các hoạt động của nhóm tư nhân và các cơ sở chăm sóc dài hạn đã tạo ra nhu cầu về thư ký có kỹ năng văn phòng tốt, hiểu biết về thuật ngữ y học, đào tạo các thủ tục hành chính và lâm sàng, và thái độ “chăm sóc”.

Thư ký y tế. Ảnh eahet.com

Công việc và trách nhiệm của thư ký trong các văn phòng y tế thì khác nhau. Ví dụ, bạn có thể chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh trong văn phòng, bạn có thể là nhân viên lễ tân chào đón bệnh nhân khi họ bước vào văn phòng bác sĩ hoặc bệnh viện, hoặc bạn có thể là trợ lý giúp bệnh nhân chuẩn bị cho việc khám bệnh hoặc các thủ tục y khoa nhất định chẳng hạn như đohuyết áp và nhiệt độ. Là một thư ký y tế, bạn sẽ có nhiều cơ hội để thử thách bản thân về lĩnh vực này.

Cho dù bạn làm việc trong văn phòng bác sĩ nhỏ hay tại một trung tâm y tế lớn, bạn chắc chắn sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau mỗi ngày. Ngoài các thủ tục thông thường, bạn có thể chuẩn bị các giấy tờ để nhập viện, thu thập thông tin về bệnh nhân, duy trì sổ hẹn, chuẩn bị thông tin để giới thiệu, điền đầy đủ các mẫu đơn bảo hiểm, thu xếp việc đóng phí, nhắc nhở cho việc gia hạn giấy phép và thành viên trong tổ chức, cung cấp nguyên liệu và thuốc men, sao chép và lưu giữ hồ sơ bệnh án của bệnh nhân và làm việc với các đại diện về dược phẩm nếu họ đến văn phòng để thảo luận về sản phẩm mới với bác sĩ.

Khi bạn trở nên thành thạo hơn với nghề nghiệp thư ký y tế, bạn sẽ nhận ra rằng ngoài các bệnh viện, phòng khám và văn phòng bác sĩ tư nhân, bạn có thể tìm việc làm tại một cơ sở nghiên cứu y khoa, trong các công ty sản xuất thuốc, trong các tổ chức liên quan đến sức khoẻ như Blue Cross / Blue Shield, và các khoa y tế của các tập đoàn lớn cung cấp nhân viên với các dịch vụ y tế.

Ngoài các cơ hội thăng tiến lên thành người giám sát hoặc quản lý, bạn có thể muốn mình trở thành trợ lý y tế. Trong vị trí này, bạn sẽ tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ thư ký và hành chính thông thường và cũng sẽ thực hiện các nhiệm vụ và thủ tục lâm sàng. Triển vọng về việc làm cho cả hai loại nghề nghiệp thư ký y tế là rất lớn. Cục Thống kê Lao động dự đoán tỉ lệ việc làm tăng lên 32 phần trăm từ năm 1996 đến năm 2006 đối với vị trí thư ký y tế.

Thư ký về lĩnh vực kỹ thuật và giáo dục

Về kỹ thuật

Thư ký về kỹ thuật làm việc cho các nhà khoa học hoặc kỹ sư, nhà tuyển dụng đối với vị trí này thường làm việc trong phòng thí nghiệm hơn là ở trong văn phòng. Vì vậy, thư ký còn hơn cả là một trợ lý hành chính, là người chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện hầu hết các công việc văn phòng. Ngoài các nhiệm vụ thư ký thông thường, thư ký về kỹ thuật phải chuẩn bị hầu hết các thư từ soạn thảo để gửi thư; duy trì thư viện kỹ thuật và thu thập, phân loại và chỉnh sửa các tài liệu cho các bài báo khoa học. Thư ký về kỹ thuật kiểm tra các chi tiết kỹ thuật trong các hợp đồng cũng như các tiêu chuẩn và yêu nhằm đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật.

Thư ký kỹ thuật. Ảnh home.kpmg

Cơ hội luôn có sẵn dành cho thư ký kỹ về thuật  nếu họ đạt được những yêu cầu sau: kiến ​​thức về công nghệ và từ vựng liên quan đến một lĩnh vực này, nắm được các biểu tượng toán học và kỹ thuật, kỹ năng định dạng và đánh máy tạo các bảng thống kê, và các tiêu chuẩn cao về kết quả của một bài báo cáo về kĩ thuật. Kiến ​​thức tốt về toán học và khoa học góp phần vào sự đáp ứng và thành công trong công việc. Bên cạnh công việc trong các văn phòng chuyên nghiệp, công việc luôn có trong lĩnh vực này. Một số lĩnh vực mà bạn có thể xem xét để chuẩn bị trở thành một thư ký về kỹ thuật như là trong điện tử, truyền thông, không gian vũ trụ, năng lượng hạt nhân và sinh thái.

Về giáo dục

Thư ký về giáo dục có thể làm việc trong nhiều trường khác nhau: tiểu học hoặc trung học công lập, trung học cơ sở hoặc trung học phổ thông; các trường cao đẳng hai hoặc bốn năm và trường đại học. Nếu bạn thích làm việc trong một môi trường giáo dục, thì bạn cũng có thể có nhiều sự lựa chọn. Bạn thích một thị trấn nhỏ hơn, một thành phố lớn hơn, hay hàng loạt các trường đại học?

Thư ký của các trường có thể làm việc trực tiếp với các quản trị viên và giáo viên. Họ gặp gỡ và nói chuyện với phụ huynh học sinh, lãnh đạo doanh nghiệp, khách đến thăm, đại diện cộng đồng và thành viên hội đồng quản trị. Nhiệm vụ của vị trí này có thể bao gồm từ việc soạn thảo văn bản và soạn thảo giấy tờ đến viết biên bản các cuộc họp, chuẩn bị các báo cáo của chính phủ, và đặt mua và phân phối vật tư.

Các trường công lập ở một số thành phố yêu cầu các ứng viên đủ tư cách để vượt qua kỳ thi. Do đó, bạn nên tìm hiểu những yêu cầu này về vị trí mà bạn muốn tìm một công việc.

Jan Barr, thư ký của giám sát bảo dưỡng cho các Trường Công lập Frederick County ở Maryland cho rằng các thư ký cần phải phát triển kỹ năng giao tiếp đặc biệt, theo kịp công nghệ, tham dự các hội thảo hay các cuộc họp mang tính giáo dục, và kết nối với các đồng nghiệp chuyên nghiệp khác.

Trách nhiệm của một thư ký

Nếu bạn là người có tính tổ chức cao và mong muốn có được cơ hội để tham gia điều hành trôi chảy một tổ chức, thì việc làm thư ký hoặc một quản trị viên sẽ phù hợp với bạn.

Một thư ký hoặc quản trị viên cung cấp cả 2 mặt hỗ trợ văn thư và hành chính cho các chuyên gia, hoặc là một phần của một nhóm hoặc cá nhân. Họ tham gia vào việc điều phối và thực hiện các thủ tục văn phòng và thường có trách nhiệm đối với các dự án và nhiệm vụ cụ thể. Trong một số trường hợp, họ có thể giám sát và quản lý công việc của các nhân viên cấp cao.

Công việc thư ký. Ảnh bizlatinhub.com

Vai trò này rất khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô của doanh nghiệp sử dụng lao động và tuỳ mức độ trách nhiệm. Hầu hết các công việc liên quan đến cả giao tiếp bằng văn bản và miệng, xử lý văn bản và đánh máy, và đòi hỏi những kỹ năng liên quan như CNTT, kỹ năng tổ chức và trình bày, cũng như khả năng đa nhiệm và làm việc tốt dưới áp lực. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như trong công việc thư ký về pháp lý, kiến ​​thức chuyên môn hoặc bằng cấp có thể được yêu cầu.

Vai trò này có thể trùng lặp với vai trò của một trợ lý cá nhân.

Trách nhiệm

Là thư ký / quản trị viên, bạn cần phải:

  • Sử dụng một gói xử lý văn bản như Microsoft Word
  • Thu âm và lưu giữ bản sao
  • Viết thư
  • Giải quyết yêu cầu điện thoại và email, sử dụng hệ thống email (ví dụ: Outlook)
  • Photocopy và in các tài liệu khác nhau, đôi khi thay mặt cho các đồng nghiệp khác
  • Tổ chức và lưu trữ các giấy tờ, tài liệu và thông tin trên máy tính
  • Tạo và duy trì các hồ sơ và các hệ thống văn phòng khác
  • Ghi lại nhật ký, sổ sách và sắp xếp cuộc hẹn
  • Lập kế hoạch và tham dự các cuộc họp, lập chương trình nghị sự và lập biên bản – viết tắt có thể được yêu cầu.
  • Đặt phòng họp và phòng hội nghị
  • Liên lạc với các nhân viên ở các phòng ban khác và có liên hệ với bên ngoài
  • Đặt hàng và duy trì văn phòng phẩm và thiết bị
  • Tổ chức, sắp sếp đi lại và chỗ ở cho nhân viên và các khách bên ngoài khác.

Tùy thuộc vào lĩnh vực và công ty, bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:

  • Sử dụng nhiều gói phần mềm (bao gồm cả Excel, Access và Powerpoint) để quản lý dữ liệu và để soạn các tài liệu và các bài thuyết trình.
  • Sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) để duy trì và cập nhật các trang web và cơ sở dữ liệu nội bộ
  • Quản lý và duy trì ngân sách; thực hiện lập hoá đơn
  • Sắp xếp và phân phối các bài gửi đến, tổ chức và gửi đi những thư cần gửi (có thể liên quan đến việc sử dụng một máy in dấu tem)
  • Tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên cấp dưới và ủy thác công việc theo yêu cầu
  • Thao tác dữ liệu thống kê
  • Sắp xếp các sự kiện nội bộ và bên ngoài
  • Sắp xếp việc đào tạo cho nhân viên.

Tìm kiếm việc làm thư ký ở Anh Quốc

Tìm kiếm việc làm ở Anh Quốc

Rất nhiều người nước ngoài mơ ước tìm được việc làm ở Anh. Bạn có tò mò về ngành nào có nhiều việc làm nhất cho người nước ngoài ở Anh không? Bài viết dưới đây sẽ khái quất về việc làm tại Vương quốc Anh dành cho người nước ngoài để biết thông tin về những lời khuyên bổ sung về cách tìm việc làm và nhận được sự công nhận quốc tế ở Anh.

Hàng năm, sẽ có một danh sách dài đầy các công việc với việc mở cửa cho người nước ngoài. Bạn nên tham khảo danh sách Nghề nghiệp thiếu hụt quốc gia để tìm ra ngành nào đang có nhu cầu trước khi tìm kiếm việc làm.

Tìm việc thư ký ở Anh. Ảnh careerfaqs.com.au

Có nhiều cách khác nhau để tìm kiếm việc làm ở Anh: các cơ sở dữ liệu trực tuyến, dịch vụ trực tuyến của Anh, Jobmatch, và các cơ quan tuyển dụng là một vài ví dụ. Để có được việc làm ở Anh, điều quan trọng là bạn phải có bằng cấp.

Các kỹ năng cần có khi xin việc làm

Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm cho người nói tiếng anh, tốt nhất nên làm nghiên cứu về lĩnh vực có nhiều công việc tuyển dụng nhất. Các ngành cho các loại bao gồm các chương trình lập trình máy tính, tư vấn, chăm sóc sức khoẻ và tài chính doanh nghiệp, các vị trí tuyển dụng chính bao gồm các nhà phát triển, phát triển phần mềm, nhân viên xã hội, y tá và y tá, đầu bếp có tay nghề và nhiều kỹ sư khác nhau.

Chính phủ Vương quốc Anh cung cấp một danh sách nghề nghiệp thiếu hụt quốc gia mà các ngành nghề chi tiết có nhu cầu cao ở Anh. Nếu bạn thuộc một trong những lĩnh vực này thì sẽ dễ dàng hơn để có được visa làm việc cho Vương quốc Anh. Một nghiên cứu cho thấy các chuyên gia liên kết như IT là kỹ thuật viên và các nhà phân tích đầu tư cũng là một trong số những công việc mở ở Anh cho người nước ngoài.

Nơi tìm việc trong mơ của bạn

Có một số cách để tìm kiếm việc làm ở Anh cho người nước ngoài. Một nguồn lực lớn là dịch vụ trực tuyến Universal Jobmatch của chính phủ Anh. Công ty Universal Jobmatch cung cấp các dịch vụ khác như lưu các tìm kiếm việc làm trước đó, gửi email thông báo cho bạn, cho phép bạn tải lên CV và theo dõi các ứng dụng trong quá khứ.

Bạn cũng có thể tìm kiếm việc làm trên báo. Các công cụ tìm kiếm việc làm trực tuyến khác cũng là một nơi tốt để bắt đầu. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc trong một lĩnh vực cụ thể, bạn có thể thử tìm kiếm các quảng cáo tuyển dụng được xuất bản trong các tạp chí thương mại.

Mạng lưới cũng có thể là một cách rất hiệu quả để tìm một công việc. Nhiều vị trí không được quảng cáo, và liên lạc với các địa chỉ liên lạc chuyên nghiệp của bạn có thể giúp bạn tìm hiểu về những vị trí tuyển dụng này. Thông qua truyền miệng, những người nước ngoài của bạn có thể giúp bạn khai thác thị trường việc làm không khả dụng.

Cơ quan tuyển dụng

Bạn có thể tìm được cơ quan tuyển dụng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn trên trang web tuyển dụng. Ngay cả trước khi bạn đăng ký, bạn sẽ có thể tìm ra nếu một cơ quan tuyển dụng cụ thể là phù hợp với bạn dựa trên loại công việc họ đã đăng trên trang web của họ.

Làm chính thức: Nhận thức về các kỹ năng của bạn ở Vương quốc Anh

Một phần quan trọng trong việc tìm kiếm việc làm cho người nước ngoài là nhận được kỹ năng chuyên môn và cư dân được công nhận. Nhiều nhà tuyển dụng sẽ muốn biết những gì tương đương với bằng cấp quốc tế của bạn và trình độ khác là ở Anh trước khi thuê bạn.

Với một khoản phí, Trung tâm thông tin công nhận quốc gia (NARIC) cung cấp các báo cáo so sánh cho người nước ngoài. So sánh này là một tài liệu công nhận chính thức xác nhận trình độ của bạn và cho biết trình độ tương đương ở Anh. NARIC hoạt động thay mặt chính phủ Anh.

Quan điểm của một thư ký y tế

Janice Nicosia, trợ lý hành chính cho một bác sĩ tim mạch tại Bệnh viện đa khoa Massachusetts ở Boston, chịu trách nhiệm một phần riêng tương tự như một bác sĩ, người mà cô ấy đang làm việc cho. Theo quan điểm của cô là một nhân viên trong môi trường bệnh viện, cô tin rằng đó là một lĩnh vực rất tốt, thú vị và bổ ích để ứng tuyển.

Thư ký y khoa. Ảnh libm.co.uk

Lĩnh vực y tế đang thay đổi trong cách cung cấp các dịch vụ y tế và loại bảo hiểm cho bệnh nhân. Mỗi vai trò của thư ký khác nhau, tùy vào việc nếu bạn làm việc trong bệnh viện, tư nhân, hay tại phòng khám ở bệnh viện. Ở vị trí của tôi tôi xử lý một cách thực tế tất cả mọi thứ cho cấp trên. Một số trách nhiệm của tôi như sau:

  • Xử lý chăm sóc bệnh nhân bằng cách lập các cuộc hẹn cho bệnh nhân, bao gồm việc nhập viện vì đau tim và phẫu thuật tim; cũng sắp xếp các cuộc hẹn khác như là các bài kiểm tra bao gồm các bài tập thể dục hoặc nghiên cứu mạch và thần kinh học, tùy thuộc vào hoàn cảnh tại thời điểm đó.
  • Sửa 75 phần trăm lỗi chính tả của các báo cáo cho cấp trên. Vì tải của tài liệu quá nhiều và phải được hoàn thành nhanh chóng, khoảng 25 phần trăm của nó được gửi đến một dịch vụ sao chép.
  • Trợ giúp việc sao chụp bằng tĩnh điện và xử lý hồ sơ, việc mà rất quen thuộc trong thiết lập.
  • Truy cập kết quả kiểm tra trên máy tính trên ngực bệnh nhân.
  • Chuẩn bị báo cáo sơ bộ về các bài kiểm tra đã được thực hiện, chẳng hạn như một bài kiểm tra mức độ stress, vài giờ sau khi đã được thực hiện, thì đặt chúng trên bàn để bác sĩ xem xét.
  • Đối với bệnh nhân khác, thì phải điều phối các cuộc hẹn với các bác sĩ khác (ví dụ, mắt, nha khoa, và tim mạch).
  • Có thể phải lấy chữ ký cho hồ sơ bệnh án và sau đó quay lại một phòng phù hợp.
  • Giữ một bản sao các nội dung chỉ dẫn do cấp trên trình bày và sau đó cập nhật những thay đổi được đưa ra một cách định kỳ.
  • Luôn cập nhật sơ yếu lý lịch của bác sĩ.
  • Điều phối các cuộc họp cho cấp trên mà cấp trên phải tham dự cũng như những người là thành viên của tổ chức.
  • Sắp xếp những công việc cuối tuần nếu cấp trên vắng mặt.

Để làm việc trong một môi trường y tế, bạn cần phải là người có đầu óc tổ chức, có kỹ năng đánh máy và kỹ năng sử dụng máy tính tốt, thông thạo đọc viết, là người linh hoạt, có cách xử lý điện thoại tốt, có cách tiếp cận thú vị và có khả năng suy nghĩ và lên kế hoạch trước khi gọi. Khi bạn duy trì được vị trí này, bạn nên tiếp tục học hỏi và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.

Nếu bạn quan tâm đến một công việc trong môi trường y tế, tôi khuyên bạn nên tiếp tục học và đăng ký một chương trình về văn phòng/thư ký y khoa ít nhất hai năm trở lên, nếu có thể. Trong loại chương trình này, bạn sẽ học những thuật ngữ y học, điều này sẽ là những bước cực kỳ cơ bản và hữu ích.

Dịch vụ thư ký cá nhân và nhà tốc ký công cộng

Dịch vụ thư ký cá nhân

Đối với các thư ký muốn hoạt động doanh nghiệp riêng của họ, dịch vụ thư ký có thể là câu trả lời. Các công ty này thực hiện một loạt các dịch vụ cho cộng đồng như soạn thảo thư tín, báo cáo, đề xuất, hướng dẫn sử dụng,thư nhắc nhở, đầu vào cơ sở dữ liệu, và đồ thị trên một máy vi tính; soạn thảo, định dạng, và soạn sơ yếu lý lịch; tiến hành điện thoại và giữ bản dịch; xử lý thư (gấp, nhồi, niêm phong, đóng bưu phí); in nhãn; công chứng; và xử lý truyền fax. Để điều hành kinh doanh thành công, bạn cần có kỹ năng quản lý và marketing tốt, cũng như khả năng xác định chi phí cho các loại dự án khác nhau.

Dịch vụ thư ký cá nhân. Ảnh johnacademy.co.uk

Công việc định giá thì không thống nhất ở tất cả các khu vực; do đó, bạn cần phải có khả năng xác định chi phí, chi phí, chi phí thiết bị, bảo hiểm và vật tư. Ngoài ra, bạn cần phải am hiểu về khu vực địa lý mà bạn đang cung cấp các dịch vụ này. Một doanh nghiệp như vậy có thể được gọi là Cottages điện tử – có thể được tiến hành tại một cửa hàng, hoặc có thể được đặt trong một tòa nhà chuyên nghiệp. Đây là một cuộc mạo hiểm doanh nghiệp nhỏ tuyệt vời cho những cá nhân từng là thư ký cùng một lúc, cho những ai có sự kết hợp đúng đắn về kỹ thuật, hành chính và kỹ năng giao tiếp.

Một số lợi thế cho người sử dụng các dịch vụ này là gì? Chủ doanh nghiệp mới thành lập không có dòng tiền vẫn có thể sử dụng các dịch vụ này khi cần thiết; nó ít tốn kém hơn so với nhân viên văn phòng ngày càng tăng; và khách hàng chỉ bị tính phí cho thời gian sử dụng hiệu quả.

Các dịch vụ thư ký như một doanh nghiệp đã tăng lên rất nhiều trong vài năm qua mà các công ty thực hiện các dịch vụ này đã tổ chức một hiệp hội chuyên nghiệp như một diễn đàn để trao đổi ý tưởng và cập nhật các xu hướng trong kinh doanh và công nghệ.

Nhà tốc ký công cộng

Nhà tốc ký công cộng là một loại hình dịch vụ khác được cung cấp đến cộng đồng bởi các thư ký muốn điều hành kinh doanh nghiệp riêng của họ. Các văn phòng thường nằm trong một khách sạn gần các nhà tuyển dụng tiềm năng, những người đặc biệt thường cần dịch vụ gấp. Nhà tốc ký công cộng chỉ phục vụ những người mang việc làm cho họ; và bởi vì họ thường chỉ làm những công việc nhỏ cho một số nhân viên của khách hàng khi họ đi du lịch, họ có thể tính giá tương đối cao cho làm việc tập thể. Các nhà tốc ký công cộng thường là công chứng viên, những người được nhà nước uỷ quyền để ký. Đối với dịch vụ này họ nhận được một khoản phí nhỏ. Phần lớn công việc của họ có tính chất pháp lý, và nghề nghiệp dự tính của các thư ký như các nhà tốc ký công cộng, nên họ phải có kinh nghiệm trong công việc pháp lý.

Những lợi thế chính của việc trở thành một nhà tốc ký công cộng là tự do khỏi sự giám sát và nhiều công việc khác nhau. Họ không bao giờ biết trước loại công việc nào mình sẽ  được giao. Họ có thể có được một mức lương rất tốt nếu họ làm ở trong một lĩnh vực được trả tiền cao. Nhưng những bất lợi của việc trở thành một nhà tốc ký công cộng là sự bất ổn của việc làm và khả năng có thu nhập thấp trong thời gian nghỉ lễ và những mùa ít việc, hoặc làm việc ở một lĩnh vực trả lương thấp. Nhà tốc ký công cộng cần một tấm bằng tốt về kỹ năng và tính linh hoạt, cho các khách hàng khác nhau, với những nhu cầu và yêu cầu khác nhau.

Tính chuyên nghiệp, kiến thức, kỹ năng và óc hài hước cần có của một thư ký

Tính chuyên nghiệp
Một thư ký tốt sẽ thể hiện bản thân và hành xử một cách chuyên nghiệp với một thái độ tốt. Có rất nhiều sách cho bạn biết làm thế nào để “ăn mặc thành công” và kiểm soát ngôn ngữ cơ thể của bạn, nhưng giữ các đặc điểm cá nhân của bạn chỉ là một phần của câu chuyện trong việc quản lý hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Không có cách nào xung quanh thực tế là mọi người đánh giá bạn bằng vẻ bề ngoài cá nhân của bạn, vì vậy một cái nhìn chải chuốt sẽ cho thấy bạn quan tâm đến bản thân bạn như một người và do đó có khả năng quan tâm đến người khác. Một chút chú ý đến cách bạn nhìn nhận lâu dài để thể hiện chuyên nghiệp của bạn. Mọi người liên tục quan sát hành vi của bạn và hình thành các lý thuyết về năng lực, nhân cách và cam kết của bạn, vì vậy hãy hiện diện và thực hiện theo cách tôn trọng thích hợp với tổ chức mà bạn phục vụ và thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ các chuyên gia khác.

Tính chuyên nghiệp của nghề thư ký. Ảnh edarabia.com

Kiến thức và kỹ năng

Trong Desiderata nó nói, “Hãy quan tâm đến sự nghiệp của riêng bạn, tuy nhiên khiêm tốn; nó là một sở hữu thực sự trong vận may thay đổi của thời gian. Và bây giờ điều này không bao giờ quan trọng hơn bao giờ hết, như thời điểm họ thay đổi – và cực kỳ nhanh chóng trong thời đại ngày nay. Vì vậy, tiếp tục tích lũy kiến ​​thức và có được những kỹ năng mới, đặc biệt là về công nghệ, vì điều này có thể nâng cao chất lượng công việc của bạn, và tin tưởng vào tôi, tập luyện trí não cũng sẽ giúp bạn giữ trẻ, và chuẩn bị cho bất kỳ “công việc thú vị hơn” trong tương lai của bạn như quảng cáo, thúc đẩy sự nghiệp của bạn hoặc thậm chí thay đổi trong con đường sự nghiệp.

Óc hài hước
Phát triển tính hài hước rất quan trọng trong đời sống làm việc. Bạn không cần phải là một chú hề mà là một sự hài hước có thể giúp bạn đối phó với những lời chỉ trích và những người khó khăn và để xử lý những sai lầm một cách thanh nhã mà không làm người khác phải chùn bước khi mọi thứ trở nên căng thẳng. Nó là chuyên nghiệp để có thể có những lời chỉ trích một cách nhẹ nhàng để giảm bớt các cuộc tấn công cá nhân.

Một cuộc khảo sát cho thấy trong số 737 giám đốc điều hành khảo sát, 98 phần trăm ưa thích ứng viên có cảm giác hài hước hơn những người không có. Một cuộc khảo sát khác cho thấy 84% các giám đốc điều hành cho rằng nhân viên có cảm giác hài hước làm việc tốt hơn so với những người có ít hoặc không có cảm giác hài hước. Một nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những người có niềm vui trong công việc sáng tạo hơn, có năng suất hơn, có những người ra quyết định tốt hơn và hòa đồng tốt hơn với các đồng nghiệp, và cũng ít vắng mặt, muộn và ngày ốm hơn những người không có vui vẻ.

Làm việc cùng nhau như một nhóm cũng có thể vui vẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, vui vẻ và hài hước ở nơi làm việc phải phù hợp và không gây xúc phạm cho người khác, nhưng khuyến khích mọi người nhìn thấy sự vô lý của một tình huống và cũng là một công cụ hữu ích để giúp mọi người làm tốt lên và không làm mọi việc nghiêm túc và nếu được sử dụng hợp lý có thể làm giảm đáng kể cường độ xung đột hoặc thậm chí những điều cản trở trong công việc.