Thư ký trường trung học

Giống như trường tiểu học của họ, thư ký trường trung học thực hiện một loạt các nhiệm vụ đa dạng dưới áp lực của thời gian. Việc làm khác nhau tùy thuộc vào quy mô của trường, nhưng nói chung thư ký trường trung học:

  • Cung cấp hỗ trợ văn thư và hành chính cho hiệu trưởng, phó hiệu trưởng; hỗ trợ nhân viên giảng dạy làm chỉ thị chính sách
  • Đảm bảo rằng trường hoạt động một cách nhất quán mỗi ngày
  • Làm đầu mối liên lạc giữa cộng đồng, nhà trường và các bên liên quan bên trong và bên ngoài
  • Phối hợp các tài liệu thích hợp để truyền thông giữa các trường học và với văn phòng khu học chánh
  • Duy trì và giám sát tất cả các hồ sơ lưu giữ cho sinh viên và nhân viên
  • Tuân thủ các giao thức bảo mật chặt chẽ của học sinh và nhân viên trong mọi trường hợp
  • Hoạt động như điểm tiếp xúc đầu tiên đối với người gọi, tin nhắn chuyển tiếp, và chuyển cuộc gọi khi thích hợp
  • Sắp xếp các hội nghị, cuộc họp, và đặt chỗ du lịch cho nhân viên hành chính bằng cách sử dụng tài nguyên của trường và sắp xếp ngoài trường
  • Hoàn thành các mẫu đơn theo thủ tục của trường và khu học chánh, sau khi có luật về giáo dục
  • Soạn, gõ và phân phát nhân viên và biên bản cuộc họp của bộ phận, thư từ thường lệ
  • Tạo và phân phối báo cáo nếu thích hợp
  • Xử lý các thắc mắc của du khách và hướng họ tới người thích hợp theo nhu cầu của họ
  • Xác định vị trí và đính kèm tệp tin phù hợp với thư đến yêu cầu trả lời.
  • Phân phát bản tin và các thông tin khác một cách tiết kiệm và thời gian nhạy cảm
  • Duy trì lịch trình tổng thể và lịch sự kiện; tham khảo chéo với thời hạn của huyện và cơ sở sẵn có
  • Sao chụp thư từ và các tài liệu in khác.
  • Mở, đọc, định tuyến, và phân phối thư đến và các tài liệu khác, và chuẩn bị các câu trả lời cho các thư thông thường.
  • Thiết lập và duy trì giấy tờ và các hệ thống nộp đơn điện tử cho hồ sơ, thư tín và các tài liệu khác.
  • Thu và giải ngân từ tài khoản tiền mặt; giữ hồ sơ chính xác về các khoản thu và giải ngân
  • Ghi lại sự vắng mặt và vắng mặt; thực hiện các cuộc gọi điện thoại nếu thích hợp
  • Thiết lập quy trình làm việc và lịch trình, và quản lý luồng công việc của các nhân viên văn thư khác
  • Kiểm tra, vận hành, quảng cáo và khắc phục các công nghệ văn phòng mới khi chúng được phát triển và triển khai
  • Quản lý các dự án từ quan điểm văn thư, và đóng góp vào ủy ban và làm việc nhóm.
  • Đảm bảo thực hành tốt nhất cho email và điều phối luồng thông tin cả trong nội bộ lẫn với các tổ chức khác.
  • Đặt hàng, theo dõi và phân phối các vật tư
  • Chuẩn bị và gửi séc kiểm tra và tài khoản phải nộp hồ sơ lưu trữ
  • Đánh giá công việc do người khác thực hiện đảm bảo rằng các chính sách định dạng và nội dung trường học được tuân thủ; sửa lại khi cần thiết Chuẩn bị và lưu hành các tài liệu chương trình giảng dạy
  • Điều chỉnh tài khoản
  • Có khả năng duy trì hồ sơ với độ chính xác cao
  • Có khả năng làm việc theo nhóm
  • Có khả năng chỉ đạo một đội với cơ sở và lịch sự
  • Có khả năng làm việc thường xuyên bị gián đoạn
  • Vận hành các thiết bị văn phòng như máy fax, máy photocopy, và hệ thống điện thoại; và sử dụng máy tính cho bảng tính, xử lý văn bản, quản lý cơ sở dữ liệu và các ứng dụng khác.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *