Trách nhiệm của một thư ký

Nếu bạn là người có tính tổ chức cao và mong muốn có được cơ hội để tham gia điều hành trôi chảy một tổ chức, thì việc làm thư ký hoặc một quản trị viên sẽ phù hợp với bạn.

Một thư ký hoặc quản trị viên cung cấp cả 2 mặt hỗ trợ văn thư và hành chính cho các chuyên gia, hoặc là một phần của một nhóm hoặc cá nhân. Họ tham gia vào việc điều phối và thực hiện các thủ tục văn phòng và thường có trách nhiệm đối với các dự án và nhiệm vụ cụ thể. Trong một số trường hợp, họ có thể giám sát và quản lý công việc của các nhân viên cấp cao.

Vai trò này rất khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô của doanh nghiệp sử dụng lao động và tuỳ mức độ trách nhiệm. Hầu hết các công việc liên quan đến cả giao tiếp bằng văn bản và miệng, xử lý văn bản và đánh máy, và đòi hỏi những kỹ năng liên quan như CNTT, kỹ năng tổ chức và trình bày, cũng như khả năng đa nhiệm và làm việc tốt dưới áp lực. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như trong công việc thư ký về pháp lý, kiến ​​thức chuyên môn hoặc bằng cấp có thể được yêu cầu.

Vai trò này có thể trùng lặp với vai trò của một trợ lý cá nhân.

Trách nhiệm

Là thư ký / quản trị viên, bạn cần phải:

  • Sử dụng một gói xử lý văn bản như Microsoft Word
  • Thu âm và lưu giữ bản sao
  • Viết thư
  • Giải quyết yêu cầu điện thoại và email, sử dụng hệ thống email (ví dụ: Outlook)
  • Photocopy và in các tài liệu khác nhau, đôi khi thay mặt cho các đồng nghiệp khác
  • Tổ chức và lưu trữ các giấy tờ, tài liệu và thông tin trên máy tính
  • Tạo và duy trì các hồ sơ và các hệ thống văn phòng khác
  • Ghi lại nhật ký, sổ sách và sắp xếp cuộc hẹn
  • Lập kế hoạch và tham dự các cuộc họp, lập chương trình nghị sự và lập biên bản – viết tắt có thể được yêu cầu.
  • Đặt phòng họp và phòng hội nghị
  • Liên lạc với các nhân viên ở các phòng ban khác và có liên hệ với bên ngoài
  • Đặt hàng và duy trì văn phòng phẩm và thiết bị
  • Tổ chức, sắp sếp đi lại và chỗ ở cho nhân viên và các khách bên ngoài khác.

Tùy thuộc vào lĩnh vực và công ty, bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:

  • Sử dụng nhiều gói phần mềm (bao gồm cả Excel, Access và Powerpoint) để quản lý dữ liệu và để soạn các tài liệu và các bài thuyết trình.
  • Sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) để duy trì và cập nhật các trang web và cơ sở dữ liệu nội bộ
  • Quản lý và duy trì ngân sách; thực hiện lập hoá đơn
  • Sắp xếp và phân phối các bài gửi đến, tổ chức và gửi đi những thư cần gửi (có thể liên quan đến việc sử dụng một máy in dấu tem)
  • Tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên cấp dưới và ủy thác công việc theo yêu cầu
  • Thao tác dữ liệu thống kê
  • Sắp xếp các sự kiện nội bộ và bên ngoài
  • Sắp xếp việc đào tạo cho nhân viên.

 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *